Nous avons rédigé cette nouvelle édition du guide en intégrant les dernières fonctionnalités ajoutées récemment. Vous pouvez directement consulter le guide sur emma.one.be via le bouton « Besoin d’aide ». Par ailleurs, nous profitons de cet article pour répondre aux questions les plus fréquemment posées.
Comment commencer à utiliser Emma ?
La configuration d’Emma se fait via la rubrique « Logiciel Emma » disponible dans le menu gauche de votre application Pro.ONE. Il faut avoir le profil « Administrateur » sur Pro.ONE en connexion forte (application téléphone Itsme ou lecteur de carte d’identité).
Une fois les conditions d’utilisation d’Emma acceptée, il sera possible à la personne ayant fait cette opération de créer des accès spécifiques pour chacune de ses structures directement dans le logiciel Emma.
Une fois la configuration faite, Emma est accessible sur emma.one.be. Dès lors, il n’est plus nécessaire de passer par Pro.ONE.
Rappel : l’ONE ne peut pas accéder aux données encodées dans le logiciel Emma.
Puis-je me connecter avec Itsme sur Emma ?
Oui c’est enfin possible, la connexion via Itsme est la dernière nouveauté mise en place afin de pouvoir utiliser Emma. Cependant, il faut renseigner son numéro de registre national dans la gestion de votre compte.
En tant qu’utilisateur·rice du pouvoir organisateur il faut cliquer sur le bouclier suivi d’une croix. Une fenêtre apparaitra pour introduire le NISS et suivre la procédure.
En tant que collaborateur·rice, il faudra cliquer sur le nom du collaborateur (encodé au préalable dans la rubrique « milieu d’accueil ») > collaborateur·rice > affectation > utilisateur·rice et cliquer sur le petit crayon pour introduire le NISS.
Si j’ai une page blanche en me connectant sur Emma, que dois-je faire ?
Il est possible que vous vous retrouviez face à une page blanche, voici les raisons :
Avez-vous vérifié que vous êtes bien sur le logiciel Emma ?
Avez-vous vérifié que votre navigateur internet est à jour ?
Avez-vous vérifié votre connexion ?
Avez-vous les bons accès ?
En cas de problème, envoyez nous une capture d’écran à emma@one.be afin que nous puissions vous aider.
S’il manque mon milieu d’accueil que faire ?
Il peut manquer un milieu d’accueil si celui-ci est fermé et ne dispose plus d’autorisation de l’ONE (statut clôturé sur Pro.ONE)
Il peut parfois s’agir d’un problème technique. Dans ce cas, nous vous demandons de nous adresser un mail sur emma@one.be en mentionnant le nom du milieu d’accueil manquant ainsi que son numéro de matricule.
Qu’en est-il des transferts de données concernant les pré-demandes ?
Le transfert des pré-demandes encodées sur Pro.ONE vers Emma n’est pas opérationnelle. Par contre, vous pouvez encoder la pré-demande sur le logiciel Emma et celle-ci sera reprise dans Pro.ONE via un système automatique synchronisé.
Pour ce faire, il faut signer la convention de traitement de données dans votre portail Pro.ONE (raison pour laquelle vos pré-demandes ne s’affichent pas), il faut qu’un petit « V » vert soit repris dans « convention de traitement des données »