Vous avez reçu ce 24/06 une communication générale sur la mise à disposition de matériel et remboursement de frais. Nous revenons vers vous concernant les spécificités pour les PEP’s.
Calcul des forfaits (PEP’s en milieu hospitalier)
Si vous travaillez en milieu hospitalier (fixes ou volant.es) et que vous êtes déjà en possession d’un tablier, n’oubliez pas d’introduire vos demandes de forfaits lessives (1€ par semaine) pour le 1er semestre 2025 jusqu’au 30/09/2025 via F100.
Un marché public vient d’être attribué pour fournir aux PEP’s travaillant au sein des structures hospitalières un tablier floqué avec les logos de l’ONE et Naître & Grandir. Une communication détaillée arrivera prochainement à ce sujet.
Dans l’attente et en cas de réelle nécessité, le SIPP octroie un versement d’un forfait de 35€ pour l’achat d’un tablier.
En ce qui concerne les frais de lessive de vos tabliers, à partir du 1er juillet, le forfait sera calculé sur base du nombre de chèques-repas octroyés, à savoir 0,20€ par chèque. Le paiement sera effectué le mois suivant le trimestre écoulé. Le premier versement se fera donc – pour juillet, août et septembre – avec le salaire du mois d’octobre.
Autres petites dépenses
Plusieurs directions remboursent le même type de matériel en fonction du/des lieu.x d’affectation des PEP’s.
Pour simplification et dans les prochains mois, une centralisation des éléments faisant l’objet d’un remboursement se mettra en place via des marchés publics au Service Achats.
En ce qui concerne la papeterie, la DCAt et la Direction Logistique s’accorderont pour lancer un marché public afin d’équiper les PEP’s d’un pack de base afin d’éviter les F100.
D’ici là, rien ne change : vous recevrez des informations détaillées en temps utile à ce sujet.
Suppression du forfait « Eau-Canicule »
Suite aux travaux du GT « Mise à disposition du matériel et remboursement des frais », le CODIR a acté que la mise à disposition d’une gourde aux agents itinérants permet de remplir l’obligation légale du code du bien-être au travail. La compensation financière (Forfait « Eau-Canicule ») de 0,50€/jour en cas de canicule de niveau 2 pour couvrir l’achat d’une bouteille d’eau pour le personnel qui n’a pas un accès direct et gratuit à un point d’eau potable sera donc supprimée fin 2025.
Différents marchés seront mis en œuvre afin de fournir des gourdes aux agents itinérants. Les informations détaillées vous seront communiquées ultérieurement.
En attendant, vous pouvez introduire vos demandes à ce sujet via F100 « Eau-canicule 2025 ». Par souci d’efficacité, nous vous demandons d’introduire une seule demande globale fin septembre reprenant tous les jours de canicule (voir détails ci-après).
Consultations subventionnées
Pour les consultations dont le matricule commence par 10, 12, 17 ou 32, pour rappel, il n’y pas de possibilité d’introduire de F100 pour le remboursement des frais liés à ces structures. Ce sont les comités/pouvoirs organisateurs des consultations qui les prennent en charge. Il faut donc suivre la procédure habituelle pour leur transmettre vos frais qui seront ensuite couverts par une demande de subsides à transmettre trimestriellement auprès de l’ONE.
Pour les structures commençant par 32, vous devez vous référer à la circulaire à retrouver sur Intranet ONE > Communautés de travail > Partenaires Enfants-Parents > Mon Service > Consultations prénatales > Subsides
Pour les structures commençant par 10, 12 et 17, vous devez vous référer à la circulaire à retrouver sur Intranet ONE > Communautés de travail > Partenaires Enfants-Parents > Mon Service > Consultations pour enfants > Subsides des consultations pour enfants
Consultations organisées
Pour les consultations dont le matricule commence par 42, 45 ou 46, pour rappel, le remboursement des frais se fait via F100 puisque pris en charge directement par l’ONE (voir les différentes natures de frais reprises ci-après).
Consultations conventionnées
Pour les consultations dont le matricule commence par 35, 36, 38 ou 39, pour rappel, elles dépendent directement d’un hôpital lié ou non par convention avec l’ONE qui rembourse certains frais de fonctionnement. S’agissant de cas par cas, si vous pouvez poser des questions à ce sujet, il est nécessaire de prendre contact avec votre CAT pour l’engagement de frais liés à ces structures.
Vous ne savez pas dans quel type de structure vous travaillez ou comment faire pour le remboursement de vos frais ? Vous pouvez contacter la DCVD via directionconsultations@one.be
Petit rappel des natures de frais disponibles pour les F100
En tant que PEP’s, vous pouvez introduire 6 grandes natures de F100 :
- PEP’s boites de lait
Il s’agit du remboursement des boites de lait achetées en faveur des familles après avoir reçu l’accord de la Direction Coordination Accompagnement. Vous pouvez retrouver la procédure complète sur Intranet ONE > Communautés de travail > Partenaires Enfants-Parents > Mon Service > Consultations pour enfants > Remboursement boites de lait
- PEP’s Frais de pharmacie 2025 (hors marché)
Pour les PEP’s qui sont en « zone blanche », c’est-à-dire sans officine Multipharma dans un rayon de 20km. Vous pouvez retrouver la procédure complète sur Intranet ONE > Communautés de travail > Partenaires Enfants-Parents > Mes Outils > Commandes et livraisons > Commander et acheter du matériel > Commander du matériel médical > Commander des produits pharmaceutiques
- PEP’s – Frais liés à l’agent
Lorsque vous encodez des frais, il est important de sélectionner, dans la description, la nature exacte de la dépense afin de faciliter le traitement par la suite à l’administration. Il existe 5 sous-catégories de frais :
- Achat matériel Logistique (Hors consultation/équipe PEP’s)
- Forfait Achat tablier (en cas de réelle nécessité dans l’attente de la mise en œuvre du marché des tabliers floqués)
- Forfait Lessive/entretien Tablier (disponible jusqu’au 30/9/2025 pour introduire vos frais du 1er semestre 2025)
- Frais de bureau (disponible jusqu’au 30/9/2025 pour introduire vos frais du 1er semestre 2025).
- Frais de téléphonie
- PEP’s – Frais liés aux consultations organisées (42-45-46)
Pour le remboursement de ces frais, vous devez vous référer à la circulaire reçue qui se trouve sur Intranet ONE > Communautés de travail > Partenaires Enfants-Parents > Mon Service > Consultations périodiques > Remboursement des dépenses des consultations périodiques
Il est important d’indiquer le numéro de matricule de la structure (ex : 42/xxxxxxx) lors de l’introduction du F100.
- PEP’s – Frais liés aux équipes
Pour ce type de frais, vous pouvez vous référer à la circulaire disponible sur Intranet ONE > Communautés de travail > Partenaires Enfants-Parents > Fonctions particulières > Référent pour le local d’équipe > Collecter les dépenses de l’équipe
- Eau – Canicule 2025
Comme indiqué ci-dessus, il vous est demandé d’introduire vos demandes de remboursement en un seul F100 global à la fin de septembre reprenant toutes les dates de canicule 2025. Un forfait journalier de 0,50 € vous sera automatiquement octroyé par jour de canicule. Cette nature de dépenses sera disponible uniquement jusqu’au 30.09.2025.
Notez que plusieurs PEP’s utilisent la nature « agents ONE hors PEP’s » pour introduire leur demande de remboursement de frais. Or, cette nature n’est pas destinée à la fonction de PEP’s.