Dans l’édition précédente de PRO.DIG.E, nous vous informions qu’était venu le moment de valider vos données 2023 sur Mon Equipe : Mon équipe : validation de vos données 2023 – Digipro (one.be). Merci de vérifier que votre encodage soit complet et d’appuyer sur le bouton « Valider » d’ici au 31/05/2024. Pour vous aider, le helpdesk vous partage les réponses aux questions les plus posées concernant Mon Equipe.
Que puis-je faire si j’ai l’impression que mon personnel a disparu ?
Sur la page d’accueil de Mon Equipe, dans l’onglet « Membres des équipes », vous pourrez retrouver le personnel encodé repris dans un tableau. Ce tableau reprend le personnel en cours de fonction à ce jour par défaut. Si vous recherchez une personne dont le contrat n’est plus actif, nous vous conseillons d’activer le filtre disponible. Vous aurez la possibilité de faire une recherche pour un membre du personnel ayant un contrat terminé, pas encore commencé et sans contrat.
Dans quel cas dois-je faire un avenant au contrat et comment faire ?
Vous avez un contrat en cours mais pour une raison ou une autre (changement horaire, changement fonction…) la situation contractuelle change ? Il faut effectuer un avenant au contrat.
Pour ce faire, il suffit de vous rendre sur le contrat de la personne, dans l’onglet « Contrat », il faudra modifier le contrat initial en encodant une date de fin au contrat. Ensuite, il faudra juste cliquer sur Dupliquer. Le contrat va se dupliquer directement sur votre écran et vous n’aurez simplement qu’à mettre à jour les données et finalement enregistrer.
Comment encoder une nouvelle personne en utilisant le NISS?
Sur la page d’accueil de Mon Equipe, cliquer sur + une personne.
Nous utilisons la combinaison du numéro de registre national (NISS) et le nom de famille pour vérifier si la personne existe déjà dans notre base de donnée et ne pas vous demander d’information inutile ni de créer de doublons.
Veuillez vérifier que vous encodez correctement le numéro NISS et le nom de famille complètement. En cas de message d’erreur bloquant, vous pouvez contacter le helpdesk au 02/542.14.45, c’est probablement que la personne (son NISS) existe déjà dans notre base de données, mais que le nom de famille avait été encodé avec une erreur ou une inversion entre le nom et prénom.
La date de naissance est automatiquement complétée par déduction du NISS. Veuillez la vérifier et la corriger si besoin, il arrive que le numéro de registre national ne commence pas par la date de naissance.
Comment et quand encoder une absence ?
Nous vous demandons d’encoder les absences à partir d’un mois pour tous les collaborateurs.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « + Ajouter » une absence dans la rubrique « Absence(s) du personnel ». Vous devrez alors encoder une date de début (et de fin si vous la connaissez) ainsi que le motif. En dessous, vous pourrez préciser si la personne preste à temps partiel pendant son absence en activant la case. Il suffira de cliquer sur la flèche sur votre droite et de mentionner dans le champs ETP prestés* le temps de travail restant après réduction dûe à l’absence. (exemple : un congé parental à 4/5eme s’encode comme une absence, en indiquant ensuite que les ETP prestés sont de 4/5eme).
Attention, pour le personnel subventionné par l’ONE dans l’accueil petite enfance (collectif), nous vous demandons d’encoder toutes les absences (sauf les congés annuels) dès le demi-jour. Les absences nécessitant un justificatif sont toutes les absences sauf : les périodes de maladie de moins de 30 jours et les absences pour grève, accident de travail, chômage temporaire, congé pour raison impérieuse et congé sans solde. Pour toute question à ce sujet, n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de subsides.
Comment encoder une accueillante d’enfants salariée ?
L’ONE ajoute la personne dans Mon Equipe. Vous complétez alors les données liées à son contrat, sa formation, ses absences éventuelles et vous pourrez joindre notamment le contrat.
N’oubliez pas que le helpdesk reste à votre disposition au 02/542.14.45 du lundi au vendredi de 9h à 16h et sur pro@one.be