Foire aux questions Pro.ONE Admin
Connexion et gestion utilisateurs
Connexion
La connexion forte désigne les connexions à sécurité renforcée qui permettent de vérifier l’identité des utilisateurs via ce qu’on appelle une « clé numérique ».
Il existe plusieurs méthodes de connexion forte sur Pro.ONE Admin :
- Lecteur de carte (e-ID)
- Application mobile Istme ou MyGov
La connexion forte est obligatoire pour les crèches et services d’accueil d’enfants (SAE). Elle est vivement recommandée pour l’ensemble des autres structures d’accueil.
En effet, ce type de connexion permet de configurer et de garantir un accès sécurisé à vos données dans le respect du RGPD (règlement général de la protection des données).
Gestion des utilisateurs
La configuration de ces droits d’accès détermine à quelles fonctionnalités peut accéder chaque personne qui utilise Pro.ONE Admin au sein de votre pouvoir organisateur. S’assurer que les droits utilisateurs sont correctement configurés permet de sécuriser l’accès à vos données et de faciliter l’utilisation de Pro.ONE Admin pour chacun·e selon sa mission et sa fonction.
Pour accéder à la gestion des utilisateurs, vous devez cliquer sur « Utilisateurs » dans le menu à gauche de votre écran.
Un tableau reprenant la liste des utilisateur·ices enregistré·es au sein de votre pouvoir organisateur s’affichera alors sur votre écran. Il est possible de rechercher une personne en écrivant son nom dans la barre de recherche en haut à gauche et/ou de filtrer la liste par « Rôles » (pour rechercher qui a un profil administrateur au sein de votre PO par exemple).
Si rien ne s’affiche sur votre écran, c’est que vous ne disposez pas des droits adéquats. En effet, seuls les profils « Administrateurs » et les profils ayant accès à la « Gestion des utilisateurs » peuvent accéder à cette partie du portail. Si vous ne connaissez pas votre administrateur, contacter le helpdesk (02 542 14 45).
Il s’agit d’une responsabilité qui relève du pouvoir organisateur (et plus particulièrement des personnes ayant un profil “Administrateur” ou un profil avec un accès spécifique à la “Gestion des utilisateurs”).
Ce profil permet d’accéder au portail dans sa globalité. Si vous avez le profil administrateur, vous avez donc accès à toutes les parties du portail Pro.ONE Admin et à toutes les données liées à votre PO tous secteurs confondus. Cela permet également de modifier certaines données que d’autres utilisateurs ne peuvent pas modifier (exemple : données de contact de votre PO).
L’ONE vous demande d’octroyer ce profil « Administrateur » à au moins deux personnes au sein de votre pouvoir organisateur (en cas d’incapacité d’accès et/ou d’absence). Vous êtes libres de déterminer le nombre adéquat d’administrateurs en fonction de votre situation. Veillez néanmoins à octroyer ce rôle à un nombre limité de personnes, en tenant compte des responsabilités liées à ce profil et du respect de la protection des données.
Oui, il faudra pour cela attribuer le droit adéquat nommé « Gestion des utilisateurs » à la personne concernée.
Sur la page “Utilisateurs”, cliquez sur le bouton bleu en haut à droite de l’écran « + Ajouter ».
Introduisez les données personnelles du nouvel utilisateur / de la nouvelle utilisatrice : Prénom, Nom, E-mail et numéro de registre national.
L’adresse e-mail n’est pas obligatoire mais elle détermine la possibilité de recevoir des informations directement par e-mail et non pas seulement sur le portail (exemple : nouveau document disponible).
Avant d’encoder le NISS de la personne que vous souhaitez encoder, veillez à bien lui demander son autorisation. Cochez ensuite la case certifiant que vous lui avez demandé cette autorisation.
Une fois ces données complétées vous pouvez passer à l’étape suivante !
Oui, les droits de chaque personne sont modifiables à tout moment. Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur le tableau des utilisateurs et de cliquer sur l’utilisateur dont vous souhaitez modifier les accès, puis sur le petit crayon en haut à droite de la section souhaitée (informations personnelles ou droit d’accès)
Vous pouvez également supprimer un·e utilisateur·ice sur cette même page en cliquant sur « Supprimer » en haut à gauche. Attention, cette action est irréversible.
Pour accéder à une application, il faut que qu’un “Administrateur” de votre pouvoir organisateur vous ait attribué l’accès adéquat dans la “Gestion des utilisateurs”. Nous vous invitons à prendre contact avec ces personnes afin de rectifier le problème.
Si vous ne connaissez pas cette personne, vous pouvez contacter le helpdesk de Pro.ONE Admin par téléphone (02 542 14 45) ou par mail (pro.admin@one.be) entre 9 et 16h du lundi au vendredi.
Dernière mise à jour de la FAQ Connexion et gestion utilisateurs : 18.08.2026
Mon Equipe
Les informations données dans les réponses ci-dessous concernent les crèches avec et sans subsides ainsi que les services d’accueil d’enfants. L’adaptation de cette FAQ aux autres secteurs et types de milieux d’accueil est en cours.
Encodages et validation
Disposer de chiffres fiables et régulièrement actualisés permet de rendre compte des réalités du terrain parfois peu visibles, auprès des décideurs politiques et partenaires du secteur.
A titre d’exemple, pour comprendre les coûts inhérent à l’organisation d’une structure petite enfance – et les besoins de financements – il faut comprendre les problématiques d’absences et de rotation du personnel, les différences qui existent entre le secteur public et privé , les petits et les grands employeurs (par exemple en matière de personnel volant, de personnel logistique ou administratif…). Communiquer ces réalités par le biais de données fiables permet de mieux œuvrer en faveur du secteur.
Pour les milieux d’accueil subventionnés, les subsides sont calculés sur base des données encodées dans l’application. Dans une volonté de simplification administrative, les données encodées dans Mon Equipe ne sont pas redemandées “ailleurs” à l’ONE, mais transférées automatiquement aux applications pertinentes au sein de l’ONE.
Enfin, Mon Equipe facilite les échanges entre le milieu d’accueil et les agents de l’ONE (CAL, référent à l’administration subrégionale, référent santé, gestionnaire de subside), dans leur préparation de visites et dans la meilleure connaissance de votre situation.
La communication des informations liées au personnel des milieux d’accueil est une obligation règlementaire et fait partie des conditions de maintien de l’autorisation : En cas de manquement à cette obligation, après rappel, le comité subrégional sera informé. Le comité subrégional prendra, le cas échéant, toute mesure utile à l’égard du pouvoir organisateur concerné conformément à la réglementation en vigueur. L’ONE (administration centrale) pourrait également, après mise en demeure, suspendre les subventions en cas de manquement.
Le personnel d’accueil des enfants : y compris stagiaires sous convention de stage de longue durée (dans le cadre de la formation en alternance – IFAPME/EFP)
Le personnel de direction
Le personnel d’encadrement psycho-médico-social (PMS)
Tout autre personnel (logistique ou administratif)
Les personnes listées ci-dessus sont à encoder quel que soit leur type de « contrat » et de relation de travail : CDI, CDD, CDR, statutaires, articles 60, mises à disposition par exemple par la commune, conventions d’indépendant, convention de stage de longue durée, statuts Maribel, ALE etc.
Valider l’encodage d’une structure, c’est déclarer que celui-ci est complet jusqu’à une certaine date.
L’application Mon Equipe vous permet d’enregistrer vos encodages au fur et à mesure. L’étape de la validation vous permet de déclarer à l’ONE que vos encodages sont terminés et corrects pour la période concernée.
Nous vous conseillons d’encoder vos données au fur et à mesure (il est également possible de valider au fur et à mesure les encodages, chaque mois si vous le souhaitez). Néanmoins, la fréquence minimale requise est la suivante :
Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE
Pour l’ensemble du personnel, l’encodage et la validation sont à réaliser à minima tous les trimestres. Chaque début ou fin de contrat doit donc être encodée, au plus tard, à la fin du trimestre suivant celui où ce début / cette fin de contrat a eu lieu.
Exemples pour les échéances trimestrielles :
- Pour un contrat CDD du 15/12/2025 au 30/05/2026 : le début est à encoder au plus tard le 31/03/2026, la fin est à encoder au plus tard le 30/06/2026 ;
- Une absence du 01/02/2026 au 30/03/2026 est à encoder au plus tard le 30/06/2026.
Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE
Une distinction est établie entre le personnel demandé en subvention et les autres membres du personnel :
Pour le personnel demandé en subvention, l’encodage et la validation sont à réaliser tous les trimestres.
Exemples pour les échéances trimestrielles :
- Pour un contrat CDD du 15/12/2025 au 30/05/2026 : le début est à encoder au plus tard le 31/03/2026, la fin est à encoder au plus tard le 30/06/2026 ;
- Une absence du 01/02/2026 au 30/03/2026 est à encoder au plus tard le 30/06/2026.
Pour les autres membres du personnel, l’encodage et la validation sont à réaliser au minimum une fois par an (au plus tard le 31/03 de l’année qui suit) ou sur demande de l’ONE.
Exemples pour les échéances annuelles :
- Pour un contrat CDD du 15/12/2025 au 30/05/2026 : le début est à encoder au plus tard le 31/03/2026, la fin est à encoder au plus tard le 31/03/2027 ;
- Une absence du 01/02/2026 au 30/03/2026 est à encoder au plus tard le 31/03/2027.
Crèches sans subside de l’ONE
Pour l’ensemble du personnel, l’encodage et la validation sont à réaliser au minimum une fois par an (au plus tard le 31/03 de l’année qui suit) ou sur demande de l’ONE.
Exemples pour les échéances annuelles :
- Pour un contrat CDD du 15/12/2025 au 30/05/2026 : le début est à encoder au plus tard le 31/03/2026, la fin est à encoder au plus tard le 31/03/2027 ;
- Une absence du 01/02/2026 au 30/03/2026 est à encoder au plus tard le 31/03/2027.
Services d’accueil d’enfants malades à domicile
Pour l’ensemble du personnel, l’encodage et la validation sont à réaliser au minimum une fois par an au plus tard le 31/01 de l’année qui suit) ou sur demande de l’ONE.
Exemples pour les échéances annuelles :
- Pour un contrat CDD du 15/12/2025 au 30/05/2026 : le début est à encoder au plus tard le 31/03/2027, la fin est à encoder au plus tard le 31/01/2028 ;
- Une absence du 01/02/2026 au 30/03/2026 est à encoder au plus tard le 31/01/2027.
Le personnel subventionnable, c’est l’ensemble du personnel qui rentre dans les conditions du subventionnement (même si les prestations n’ont pas encore été subventionnées). Il s’agit donc du personnel d’accueil, de direction et d’encadrement psycho-médico-social sous contrat de travail (à l’exception du statut Maribel) ou statutaire.
Attention : Pour ce personnel, des obligations spécifiques d’encodage sont d’application du fait des conditions de subventionnement. Le personnel subventionnable peut être demandé en subvention à concurrence du droit au subside octroyé pour le milieu d’accueil.
Le personnel non subventionnable, c’est le personnel qui ne rentre pas dans les conditions du subventionnement. Dans les crèches avec un subside d’accessibilité, il s’agit donc du personnel logistique et administratif, ou du personnel dont le « contrat » ne permet pas le subventionnement (statut Maribel, convention d’indépendant, et convention de stage de longue durée).
Contrats
Il s’agit de toute pièce précisant les modalités de la relation entre la/le travailleur·euse et le PO.
Exemples : contrat de travail, acte de nomination statutaire, convention d’indépendant·e, convention de stage (sous convention de stage de longue durée, dans le cadre de la formation en alternance IFAPME/EFP). Cela inclut les avenants aux contrats.
Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE
Pour le personnel subventionnable : les documents doivent être ajoutés dans l’application pour les nouveaux engagements (c’est également encouragé pour l’ensemble du personnel subventionnable).
Pour le personnel non subventionnable de direction et PMS : aucun document n’est demandé dans Mon Equipe
Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE
Pour le personnel demandé en subvention : les documents doivent être ajoutés dans l’application.
Pour le personnel d’accueil et de direction non demandé en subvention : les documents peuvent être ajoutés dans l’application.
Pour le personnel administratif et logistique : aucun document n’est demandé.
Crèches sans subside de l’ONE
Pour le personnel d’accueil et de direction : les documents peuvent être ajoutés dans l’application.
Pour le personnel administratif et logistique : aucun document n’est demandé.
Services d’accueil d’enfants malades à domicile
Pour l’ensemble du personnel à encode (sauf logistique), les copies des contrats doivent être ajoutées dans l’application.
En cas d’avenant de contrat, voici la procédure à suivre :
- Mettre une date de fin de contrat en cours (date du jour avant l’entrée en vigueur de l’avenant)
- Cliquer sur “copier” le contrat
- Mettre à jour les informations (date d’entrée – temps de travail si la personne passe à temps plein alors qu’elle avait un mi-temps par exemple)
- Uploader l’avenant si la personne est subventionnable.
Remarque : Un avenant au contrat de travail, c’est un apport ou une modification apportée au contrat de travail initialement signé entre un employeur et son salarié. Cet apport ou cette modification contenue dans l’avenant de travail sera obligatoirement signé par les deux parties au contrat.
Les articles 60 doivent être encodés dans Mon Equipe, afin de ne pas invisibiliser leur rôle dans le secteur.
Les dates de début et de fin de la relation de travail ne sont pas nécessairement les mêmes que celles du contrat entre le travailleur et le CPAS, ni ceux de la convention entre le CPAS et le PO. Il s’agit des dates de début et de fin de relation de travail entre la crèche et le travailleur (le premier jour où le travailleur à commencer).
La copie du contrat (ou de la convention) ne doit pas être ajoutée dans l’application, car le travailleur n’est pas subventionnable par l’ONE.
Il suffit d’encoder un contrat. Si une personne a plusieurs fonctions dans un même lieu, vous pouvez le mentionner en modifiant le temps de travail dans la fonction et en créant des fonctions supplémentaires.
Par exemple, une personne travaille mi-temps direction et mi-temps PMS, il faudra encoder un temps plein et encoder dans la rubrique fonctions les 2 mi-temps de la personne. Donc le mi-temps pour la fonction de direction et le mi-temps pour la fonction PMS.
Si une personne qui travaille en tant que personnel d’accueil a un contrat de travail unique mais travaille dans plusieurs lieux, il convient d’encoder 1 contrat et vous pouvez cocher plusieurs lieux via la liste déroulante ou “tout sélectionner” au sein de la rubrique “Fonctions”.
Il suffit d’estimer le temps de travail lié pour chacun des secteurs et créer un contrat distinct pour chaque secteur.
Par exemple, si une personne qui travaille comme personnel d’accueil à temps plein avec un mi-temps au sein d’une crèche et l’autre mi-temps au sein d’un Service d’Accueil d’Enfants Malades à domicile, il faudra encoder un contrat mi-temps pour la crèche et un autre contrat mi-temps pour le Service d’Enfants Malades à domicile.
Au sein de l’onglet contrat, en bas de la page, vous pouvez encoder les financements en cliquant sur “+Ajouter un financement”. Il faut cocher le type de financement à l’emploi au sein de la liste déroulante.
Pour information, les financements de type ACS font référence à la Région de Bruxelles-Capitale et les financements de type APE font référence à la Région Wallonne. Il n’est plus nécessaire d’encoder les financements APE.
Le financement « Programmation subsides » fait référence au financement perçu dans le cadre d’un Plan Cigogne.
Si vous ne percevez aucun financement à l’emploi pour une personne, vous pouvez choisir Fonds Propre.
Vous pouvez cocher “Autre” si le financement perçu n’est pas repris dans la liste.
En cas de doute, vous pouvez contacter votre gestionnaire subsides.
Ancienneté
Pour encoder une ancienneté, il y a 2 possibilités.
La première, vous précisez l’ancienneté que vous reconnaissez à la personne à la date d’aujourd’hui. Il faudra préciser la date de ce jour, le nombre d’année et de mois reconnu.
La deuxième, en précisant une date qui vous convient (par exemple : date d’engagement, ou date enregistrée dans votre système comme date de début d’ancienneté), et vous précisez le nombre d’années et de mois reconnus à cette date.
L’ancienneté se calculera automatiquement ensuite.
Il n’y a pas de documents à encoder pour justifier de l’ancienneté reconnue par le PO.
Concernant l’ancienneté reconnue par les subsides pour le personnel subventionnable, il convient d’ajouter les documents “anciens employeurs” dans l’onglet “documents”.
L’ancienneté encodée dans mon équipe correspond à celle qui est reconnue par l’employeur.
L’ancienneté prise en compte pour les subsides correspond à celle qui a été validé par l’ONE. Elle est calculée principalement sur base des attestations des anciens employeurs, mentionnant la date d’entrée et de sortie ainsi que la nature de la fonction exercée. Le gestionnaire subsides vérifie également le contrat actuel et la date d’entrée en service.
En cas de questions, vous pouvez contacter votre gestionnaire subsides.
Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE
Pour le personnel subventionnable : les attestations d’ancienneté doivent être ajoutées dans l’application pour les nouveaux engagements (c’est également encouragé pour l’ensemble du personnel subventionnable).
Pour le personnel non subventionnable : aucune attestation d’ancienneté n’est demandée.
Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE
Pour le personnel demandé en subvention : les attestations d’ancienneté doivent être ajoutées dans l’application.
Pour le personnel d’accueil et de direction non demandé en subvention et le personnel administratif et logistique : aucune attestation d’ancienneté n’est demandée.
Crèches sans subside de l’ONE
Pour l’ensemble du personnel : aucune attestation d’ancienneté n’est demandée.
Services d’accueil d’enfants malades à domicile
Les attestations d’ancienneté ne doivent pas être ajoutées dans l’application Mon Equipe.
Formations initiales et diplômes
Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE
Pour le personnel subventionnable : l’intitulé du diplôme est à encoder et la copie est à ajouter dans l’application pour les nouveaux engagements. Cette copie peut être ajoutée dans Mon Equipe pour tout le personnel. Dans le cas contraire, elle doit être gardée à disposition de l’ONE.
Pour le personnel non subventionnable pour les fonctions d’accueil, d’encadrement PMS, direction (c-à-d contrat indépendant, statut maribel) : seulement l’intitulé du diplôme est à encoder. La copie est à garder à disposition de l’ONE, et peut-être ajoutée dans Mon Equipe.
Pour le personnel non subventionnable pour les fonctions logistiques et administratives : les informations de diplôme ne sont pas demandées.
Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE
Pour le personnel demandé en subvention : l’intitulé du diplôme est requis et la copie est à ajouter.
Pour les autres membres du personnel d’accueil et de direction non demandés en subvention : l’intitulé du diplôme doit être encodé. La copie peut être ajoutée dans l’application, et doit l’être sur demande de l’ONE.
Pour le personnel administratif et logistique : les informations de diplôme ne sont pas demandées.
Crèches sans subside de l’ONE
Pour le personnel d’accueil ou de direction : l’intitulé du diplôme doit être encodé. La copie peut être ajoutée dans l’application, et doit l’être sur demande de l’ONE.
Pour le personnel administratif et logistique : les informations de diplôme ne sont pas demandées.
Services d’accueil d’enfants malades à domicile
Pour l’ensemble du personnel à encoder (sauf logistique), l’intitulé du diplôme est requis et la copie est à ajouter.
Documents à garder à disposition de l'ONE (au sein du milieu d'accueil)
Les documents listés ci-dessous ne doivent pas être ajouté en tant que tel dans l’application Mon Equipe. Pour toutes les personnes en contact régulier avec les enfants, ils doivent néanmoins être conservé et tenu à disposition de l’ONE au sein du milieu d’accueil (pas dans l’application Mon Equipe).
A partir de 18 ans : Casier judiciaire (modèle 596.2) datant de moins de 6 mois à l’engagement, à renouveler tous les 5 ans.
A partir de 15 ans : Certificat médical datant de moins de 3 mois à l’engagement, à renouveler chaque année.
Femmes de 15 à 50 ans : Preuve d’immunité contre la rubéole
Enfants du ménage âgés de moins de 4 ans (concerne les accueillant·es d’enfants) : Preuve de vaccination (selon le schéma officiel de la fédération Wallonie-Bruxelles)
Pour les personnes encodées dans Mon Equipe, les dates d’actualisation des documents doivent être mises à jour dans Mon Equipe.
Les personnes qui ne sont pas encodées dans Mon Equipe ne sont pas concernées par la mise à jour des dates. Comme expliqué ci-dessus, les documents doivent néanmoins être gardés à disposition de l’ONE au sein du milieu d’accueil pour toutes les personnes en contact régulier avec les enfants.
Absences
Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE
Pour le personnel subventionnable : seules les absences ayant un impact sur la rémunération de la travailleuse ou du travailleur ou d’une durée de plus de 30 jours calendrier doivent être encodées. Les motifs doivent être précisés. Ceux-ci sont disponibles dans une liste déroulante dans l’application.
Exemples d’absences à encoder, ayant un impact sur la rémunération :
Un congé sans solde, une grève, une maladie plus longue que la période couverte par l’employeur ou toute autre absence de plus de 30 jours calendrier (samedi et dimanche inclus).
Pour le personnel non subventionnable : uniquement les absences de 30 jours calendrier ou plus. Les motifs ne doivent pas être précisés.
Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE
Pour le personnel demandé en subvention : uniquement les absences ayant un impact sur la rémunération de la travailleuse ou du travailleur sont à encoder (voir exemples cités précédemment). Les motifs, à choisir dans la liste déroulante, doivent également être précisés.
Pour le personnel d’accueil et de direction non demandé en subvention et le personnel administratif et logistique : uniquement les absences de 30 jours calendrier ou plus. Les motifs ne doivent pas être précisés.
Crèches sans subside de l’ONE
Pour l’ensemble du personnel : uniquement les absences de 30 jours calendrier ou plus doivent être encodées. Les motifs ne doivent pas être précisés.
Services d’accueil d’enfants malades à domicile
Pour l’ensemble du personnel, uniquement les absences de 30 jours calendrier ou plus doivent être encodées. Les motifs ne doivent pas être précisés.
Il ne faut pas modifier le temps de travail du contrat ni dans la fonction.
1) Pour encoder une absence, dans l’onglet “Absences”, il faudra cliquer sur “+Ajouter une absence”. Ensuite, il faudra encoder une date de début et de fin éventuelle si vous en avez connaissance. Si la personne est subventionnable, vous devrez préciser un motif (choix dans la liste déroulante). Si la personne ne l’est pas, vous pouvez sélectionner le motif vide.
2) S’il s’agit d’une réduction du temps de travail (congé parental…), il faudra encoder une absence et activer la case “Prestation à temps partiel durant la période d’absence”. Vous devrez choisir le contrat concerné et préciser l’ETP presté (le temps de travail restant après réduction due à l’absence). Par exemple, il faudra encoder 0,8 si la personne travaille à 4/5e et qu’elle a pris un congé parental à 1/5e, et qu’elle a un contrat à temps plein
Aide et contact
Le helpdesk de Pro.ONE est à votre disposition pour toute question ou difficulté liée à l’utilisation de votre portail Pro.ONE Admin, y compris concernant l’application Mon Equipe. Il s’agit d’un service de première ligne qui peut vous aider à :
- Vous connecter au portail ;
- Répondre à des demandes d’information générale et vous orienter sur le portail ;
- Vous aider en cas de blocage technique en relayant votre problème aux équipes techniques ;
- Corriger des erreurs de NISS ;
- Si nécessaire, vous rediriger vers les services adéquats.
Voici les personnes de contact pour les questions concernant les informations à encoder dans Mon Equipe :
Votre coordinateur·rice accueil : concernant votre personnel d’accueil, d’encadrement PMS et de direction, ainsi que votre personnel logistique et administratif s’il est en contact avec les enfants ;
Votre gestionnaire de subsides : concernant les données utilisées dans le calcul des subventions (notamment les absences, les copies de contrat) ;
Votre référent·e accueil à l’administration subrégionale (ASR) : concernant votre dossier administratif, notamment en cas de passage au comité subrégional.
Remarque : Toutes les coordonnées des contacts ONE cités ci-dessus se trouvent sur votre portail Pro.ONE Admin. Rendez-vous sur la page du milieu d’accueil, dans la rubrique « Données du milieu d’accueil » > « Consulter vos contacts ONE ».
La cellule autorisation de la direction accueil petite enfance concernant la formation initiale du personnel : irene.angot@one.be (responsable Cellule Autorisation – CelluleAutorisation.DAPE@one.be)
Dernière mise à jour de la FAQ Mon Equipe : 21.09.2026
Subsides
Nous attirons votre attention sur le lien entre l’application Mon Equipe et Subsides. Pour éviter les erreurs dans les demandes de subsides, assurez-vous que l’encodage effectué dans Mon Equipe soit à jour avant d’introduire votre demande (contrats, financement, documents justifiant de l’expérience, absences…). Pour toute information complémentaire n’hésitez pas à consulter la FAQ Mon Equipe.
Encodage du personnel à rétribuer
Cette rubrique concerne les crèches avec subside de base, les crèches avec subside d’accessibilité, les crèches avec subside d’accessibilité renforcée et les services d’accueil d’enfants.
- Encodage par fonction (reprend le personnel encodé dans Mon Equipe)
- Déplacer le bouton vers la droite pour demander la personne en subside
- Compléter le salaire brut réellement perçu pour les mois concernés
- Spécifier en déplaçant le bouton vers la droite l’équivalent temps plein demandé en subside
- Ajouter éventuellement un commentaire
- Attention, pour les structures du secteur libre en Région de Bruxelles-Capitale, mentionner les informations concernant les ACS et joindre le document d’attestation d’Actiris
Le « salaire brut réellement perçu » est le salaire avant déduction du précompte professionnel et des cotisations sociales personnelles.
Cela peut inclure l’allocation spéciale de revalorisation pour le personnel d’accueil si elle est versée mensuellement de façon régulière.
L’allocation de résidence n’est pas à inclure afin d’éviter des variations qui pourraient impacter le calcul du forfait.
Non, ils sont compris dans les forfaits ONE et ne doivent donc pas être encodés.
Vous devez indiquer le pourcentage que vous souhaitez obtenir pour votre personnel. Si la personne a un temps plein, il suffit d’encoder 100%. Si la personne a un mi-temps, il faut encoder 50%.
Le gestionnaire subside procédera ensuite au calcul des trentièmes en fonction des absences car celles-ci ont un impact sur le salaire.
Ce forfait est octroyé lorsqu’un membre du personnel est absent et n’est pas à charge de l’employeur, mais maintient son droit à la prime de fin d’année et au pécule de vacances (par exemple, une absence pour maladie de plus d’un mois). Le forfait partiel est donc bien moins important que le forfait intégral.
Le pécule de vacances et la prime de fin d’année sont inclus dans les forfaits mensuels, et le subside partiel ne couvre que cette petite partie.
Il faut utiliser le champ « commentaires » pour indiquer qui remplace qui. Par exemple : « Sandrine Dupont est absente et elle est remplacée par Grace Hopper ».
Le coefficient est une majoration de 2,73% appliquée aux forfaits pour couvrir les frais liés au remplacement du personnel. Bien qu’il apparaisse en négatif sur les récapitulatifs, c’est en réalité un montant perçu en plus. C’est un petit pourcentage supplémentaire qui vous permet de palier à tous les remplacements que vous devez faire dans votre milieu d’accueil.
Au-delà du mois de salaire garanti, il est préférable de renseigner la personne qui remplace le titulaire absent. Même si le remplaçant a moins d’ancienneté, il bénéficiera du forfait intégral qui est plus avantageux que le forfait partiel (voir ci-dessous). Si le titulaire n’est pas remplacé, c’est le forfait partiel qui sera octroyé.
Pour le mois de salaire garanti, c’est le salaire de la personne absente qui doit être encodé. Ensuite, c’est le salaire de la personne qui remplace qui doit être encodé. Si la personne absente n’est pas remplacée, c’est le forfait partiel qui sera octroyé. Pour les statutaires qui peuvent dans certains cas conserver la rémunération pendant un an voire plus, la subvention ONE peut être octroyé pour couvrir le coût salarial de cette personne, même si elle est absente.
Il convient d’encoder le salaire brut du contrat initial présent dans Mon Equipe, et d’indiquer le temps de prestation demandé en subvention.
Non. Il faut sélectionner et indiquer le salaire brut uniquement pour les puéricultrices pour lesquelles vous demandez des subsides. Cependant, il est important de garder toutes les puéricultrices dans « Mon équipe », car ces informations peuvent être utiles en cas de changements futurs où certaines pourraient devenir subventionnées.
Non, cette fonction doit être portée par une seule personne.
La seule exception concerne le remplacement du personnel de direction qui prendrait par exemple un congé parental, afin de compléter le temps de travail pendant la durée de cette absence.
Si la personne est à temps plein, il peut être demandé en subvention à 50% direction et 50% PMS. S’il s’agit de deux contrats distincts, vous devez indiquer le salaire brut de chaque contrat. Si c’est un seul contrat à 100%, il faut alors indiquer le salaire brut réellement perçu pour le temps plein.
Au niveau de la demande de subsides il faudra scinder les prestations de direction et les prestations PMS.
Non. Il faut sélectionner la personne (en déplaçant votre curseur vers la droite) et indiquer le salaire brut uniquement pour les membres du personnel pour lesquelles vous demandez des subsides.
Il faut toujours indiquer le salaire brut réel à 100%, même si une partie seulement est demandée en subvention. Le calcul sera réalisé automatiquement.
Les statutaires qui sont à charge de l’employeur peuvent être demandés en subvention à 100% tant qu’ils ne tombent pas en indisponibilité.
Vous pouvez vérifier le calcul de vos subventions au sein du tableau des forfaits disponible sur votre portail Pro.ONE Admin lorsque la demande a été liquidée. Le récapitulatif des demandes de subsides trimestrielles sont également à votre disposition sur Pro.ONE Admin.
L’ancienneté reconnue par l’ONE se situe dans les récapitulatifs.
Encodage des présences d’enfants
Cette rubrique concerne les crèches avec subside d’accessibilité, les crèches avec subside d’accessibilité renforcée et les services d’accueil d’enfants.
Les crèches avec subside de base ne doivent pas encoder les présences d’enfants. C’est pourquoi l’onglet “Présences d’enfants” n’apparait pas.
Il y a 3 possibilités de communiquer vos présences d’enfants :
- Soit en encodant les données directement dans votre portail Pro.ONE Admin en créant un tableau de présences
- Soit en cliquant sur “N’hésitez pas à télécharger notre modèle de fichier Excel” disponible sur la page et à télécharger au même endroit le fichier que vous aurez complété
- Soit vous utilisez un logiciel externe et avez configuré un utilisateur technique permettant de transmettre vos données directement sur Pro.ONE Admin
- Pour les crèches (sauf celles avec subsides de base), il faut mentionner le nom et prénom de l’enfant, la date de naissance, les (demi) jours de présences ou d’absences justifiées et injustifiées, le montant de la PFP, s’il bénéficie d’un taux réduit ainsi que le motif et si l’enfant a suivi le programme de vaccination durant le mois concerné
- Pour les services d’accueil d’enfants, soyez vigilant à distinguer le statut de l‘accueillant·e dans les onglets respectifs, il faut mentionner le nom et prénom de l’enfant, la date de naissance, les (demi) jours de présences ou d’absences justifiées et injustifiées, le montant de la PFP, s’il bénéficie d’un taux réduit et/ou d’une indemnité majorée, le nom et prénom de l’accueillant·e ainsi que son numéro de registre national.
Il suffit d’ajouter un utilisateur technique. Pour ce faire, rendez-vous sur “Applications externes” sur le menu à votre gauche et cliquer sur le bouton “+Ajouter un utilisateur technique” et suivez la procédure affichée sur votre écran.
En effet, l’utilisateur technique permet au programme qui gère vos présences d’enfants de transmettre vos données directement sur votre portail Pro.ONE Admin. De plus, un tutoriel est disponible sur la page et vous montre comment ajouter facilement un utilisateur technique.
Si le congé de l’enfant était prévu (vacances annuelles par exemple), aucun encodage n’est requis. Si, par contre, c’est une absence imprévue, elle doit être encodée, qu’elle soit justifiée ou non.
Non, il n’y a pas de compensation pour les absences justifiées comme les congés prévus ou les certificats médicaux. Seules les absences injustifiées peuvent être facturées aux parents.
Les absences justifiées imprévues (maladies couvertes par un certificat médical par exemple) sont prises en compte dans le calcul du taux d’occupation. Les absences justifiées prévues (vacances de l’enfant) ne sont par contre pas prises en compte.
Dans ce cas, il faut prendre contact avec votre gestionnaire de subsides pour l’informer du souhait de modification. Celui-ci pourra alors faire un état complémentaire rectificatif ou annuler la demande pour que le pouvoir organisateur puisse faire les corrections lui-même.
Afin d’établir le montant de l’indemnité compensatoire permettant de couvrir la gratuité d’application pour les bénéficiaires de l’intervention majorée (statut BIM), et la réduction à 70% du coût de l’accueil pour les familles monoparentales, une participation financière parentale (PFP) « fictive » est calculée, qui correspond à la PFP que le milieu d’accueil aurait dû percevoir sans l’application de la gratuité et les réductions à 70% pour les familles monoparentales.
Pour ce faire, la PFP de toutes les présences « BIM » (qui sont donc à 0€ dans la PFP réelle) sont remplacées par le montant forfaitaire de 12,03€ (montant qui correspond à la PFP minimum garantie de 2022). Les réductions à 70% pour familles monoparentales sont remises à 100% (comme si la réduction n’avait pas eu lieu).
Une fois la PFP fictive établie de cette manière, la rétrocession correspondante à cette PFP fictive est également calculée (rétrocession que le milieu d’accueil aurait dû payer si ces mesures n’étaient pas en vigueur).
Le calcul du montant compensatoire est ensuite réalisé de la manière suivante : (PFP fictive – PFP réelle)-(rétrocession fictive – rétrocession réelle).
A noter que le montant compensatoire n’est calculé que pour les milieux d’accueil soumis à la rétrocession (pour les autres, l’indemnité est comprise dans la PFP minimum garantie qu’ils perçoivent)
Les absences facturables (donc injustifiées) sont prises en compte dans le système de calcul du montant compensatoire
Non, le calcul pour les BIM ne s’applique pas aux enquêtes sociales. Les enquêtes sociales sont une dérogation à l’application de la participation financière parentale et il n’y a pas de compensation dans ce cas. Le système de compensation s’applique uniquement aux bénéficiaires du statut BIM et aux réductions à 70% pour les familles monoparentales.
C’est un système de solidarité entre milieux d’accueil (rétrocession et péréquation). Quand la participation financière parentale (PFP) moyenne d’un milieu d’accueil est au-dessus d’un certain montant pivot (18,23€ pour 2026) un petit pourcentage de la participation financière parentale est rétrocédé à l’ONE, et si d’un autre côté la participation moyenne du milieu d’accueil est en dessous des 18.21€, l’ONE va compléter cette participation financière pour assurer au milieu d’accueil la PFP minimum garantie (ou péréquation).
La péréquation reprend toutes les journées facturables, c’est-à-dire les présences réelles, et toutes les absences injustifiées (y compris celles des ménages bénéficiant de l’intervention majorée de la mutuelle, ou statut BIM).
Cette case concerne les enfants qui suivent le programme de vaccination au sein de la crèche et elle doit être cochée pour chaque trimestre de présence au sein du milieu d’accueil.
Les services d’accueil d’enfants ne sont pas concernés par ce point.
Encodage des frais de déplacements du personnel PMS
Cette rubrique concerne les crèches avec subsides d’accessibilité ou subsides d’accessibilité renforcés.
Les services d’accueil d’enfants ont un onglet spécifique intitulé “frais divers” au sein duquel ils peuvent encoder les frais et joindre les pièces jointes demandées. Ce point est abordé dans la partie spécifique dédiée aux services d’accueil d’enfants.
Les crèches avec subsides de base ne sont pas concernées par l’encodage de ce type de frais.
Les frais de déplacement concernent exclusivement le personnel PMS tel que renseigné dans les subsides.
Si le pouvoir organisateur rembourse déjà les frais de déplacement, le forfait octroyé par l’ONE est considéré comme une forme de remboursement pour des montants qui ont déjà été versés aux travailleurs.
Il s’agit des frais de déplacement en mission pour les besoins de la crèche, et non des frais de déplacement domicile-travail. Le forfait est le suivant : 66,93 € pour 1 ETP (50,20€ pour 3/4 temps, 33,47€ pour 1/2 temps, 16,73€ pour un 1/4 temps) en fonction de la répartition PMS.
Il faut les encoder dans la rubrique « frais de déplacement personnel social ». C’est un forfait proratisé au temps de travail subventionné.
Il faut compléter un formulaire 101 avec le montant forfaitaire, signé par le PO. Ce formulaire n’est pas à joindre à la demande mais doit être conservé en cas de contrôle de l’inspection comptable.
Non, il n’est pas obligatoire de les joindre à la demande de subsides mais ils doivent être conservés au sein de la crèche.
Encodage des frais de matériel
Cette rubrique concerne les crèches avec subside d’accessibilité et les crèches d’accessibilité renforcées.
Les crèches avec subside de base ne sont pas concernés par l’encodage de ce type de frais.
Les services d’accueil d’enfants ont un onglet spécifique intitulé “frais divers” au sein duquel ils peuvent encoder les frais et joindre les pièces jointes demandées. Ce point est abordé dans la partie spécifique dédiée aux services d’accueil d’enfants.
Le subside pour le petit matériel est de 11,16 € et vous pouvez en effectuer la demande chaque trimestre. Il peut être doublé pour les crèches de 60 places et plus.
Ce montant peut être demandé sans facture, mais le milieu d’accueil doit en faire la demande préalablement.
L’éther, l’alcool dénaturé, les thermomètres et un frigo (à hauteur de 250 euros maximum) peuvent être remboursés. Lors d’une nouvelle ouverture de crèche, la balance digitale peut également être demandée dans les frais de matériel.
Pour ce type de frais, il faut joindre une facture libellée au nom de la structure d’accueil directement dans Pro.ONE Admin.
Non, les indemnités aux écritures sont relatives aux consultations du médecin dans la crèche. Les montants doivent être multipliés par le nombre de fois où la consultation a eu lieu.
Exemple : si le médecin est venu 3 fois sur le trimestre, vous multipliez par 3 les 2 montants de 2.48€ et 8.06€.
Non, cela ne concerne que les séances données par le médecin que l’ONE subventionne.
Encodage des consultations médicales
Cette rubrique concerne les crèches avec subside de base, les crèches avec subside d’accessibilité, les crèches avec subside d’accessibilité renforcée.
Les services d’accueil d’enfants ne sont pas concernés par cette partie. C’est pour cette raison que l’onglet n’apparait pas dans le module subsides.
Voici la procédure pour encoder une consultation médicale:
- Rendez-vous sur l’onglet “Consultations médicales”
- Cliquer sur “Ajouter une séance”
- Encoder ensuite l’heure d’arrivée et de départ du médecin. Le calcul de l’honoraire sera automatique
Pour procéder à l’encodage, vous devez veiller à ce que le médecin soit bien repris dans la liste des médecins (rubrique “Mes médecins”)
Voici la procédure pour ajouter un médecin:
- Cliquer sur “Mes médecins” dans le menu qui se situe à votre gauche
- Cliquer sur “Ajouter un médecin”
- Encoder les données demandées
- Cliquer sur “Créer le médecin”
Votre gestionnaire subside devra valider l’ajout afin que vous puissiez encoder les futures consultations en cliquant sur “Encoder des prestations”.
Oui, La convention du médecin doit être introduite qu’une seule fois. L’introduction d’une nouvelle convention n’est nécessaire que pour un tout nouveau médecin avec lequel vous n’avez pas encore travaillé.
Elle doit être annexée dans Pro.ONE Admin et le gestionnaire subsides devra également valider l’encodage du médecin et de la convention avant de pouvoir l’encoder dans les demandes de subsides. Après validation, celui-ci apparaîtra dans les demandes de subsides. En cas de problème, n’hésitez pas à joindre votre gestionnaire subsides.
Oui, lorsqu’une collaboration prend fin avec un médecin, il est d’ailleurs important d’encoder la date de fin de collaboration dans Pro.ONE Admin.
Voici la procédure pour mettre à jour les données d’un médecin :
- Cliquer sur “Mes médecins” dans le menu qui se situe à votre gauche
- Cliquer sur la vignette du médecin concerné”
- Encoder la date de fin de collaboration
- Cliquer sur “Enregistrer”
Non, c’est un tarif différent pour les séances collectives à l’intention des parents.
Services d’accueil d’enfants
Comme son nom l’indique, cette partie concerne uniquement les services d’accueil d’enfants.
Pour les accueillant·es, la norme correspond à 220 jours par an si l’accueillant·e a un temps plein (100%) et à 176 jours par an si la personne à un 4/5e (80%).
Les cotisations patronales ONSS et la prime loi concernent uniquement les accueillant·es conventionné·es. En effet, pour les accueillantes salariées, les cotisations patronales ONSS et la prime loi sont repris dans les forfaits.
L’assurance loi est un document octroyé par une compagnie d’assurance. Vous devez demander ce document uniquement pour les accueillantes conventionnées.
Dans cette situation, vous pouvez contacter la cellule « statut des accueillantes » à l’adresse : statutdesaccueillantes@one.be.
Divers
Cette rubrique concerne l’ensemble des crèches subventionnées et les services d’accueil d’enfants.
Nous vous conseillons de contacter votre gestionnaire subside le plus rapidement possible. N’hésitez pas à lui adresser un mail en expliquant l’erreur commise.
Le solde est liquidé 6 mois après le début du trimestre concerné. Les avances mensuelles sont quant à elles versées tous les mois et représentent 90% du montant total à percevoir.Le solde est liquidé 6 mois après le début du trimestre concerné. Les avances mensuelles sont quant à elles versées tous les mois et représentent 90% du montant total à percevoir.
Pour consulter les forfaits, vous devez cliquer sur “Communications” dans le volet situé sur votre gauche. Vous pourrez télécharger les forfaits sur cette page.
L’impact d’une grève sur le taux d’occupation ne sera pas importante. Toutefois, une dérogation pourrait être demandée via votre coordinateur·rice accueil. Nous vous rappelons que le 3e trimestre est neutralisé d’office.
Aide et contact
Les gestionnaires subsides sont vos interlocuteur·ices de référence pour vos demandes de subsides. Ils sont disponibles pour toute question ou difficulté à ce sujet :
- Encodage d’une avance
- Encodage du personnel rétribué en subsides
- Introduction des données d’Actiris
- Encodage des frais divers
- Vérification des données sur les présences
- Encodage des consultations médicales.
- Récapitulatif
Remarque : Le contact de votre gestionnaire subsides se trouve sur votre portail Pro.ONE Admin. Rendez-vous sur la page du milieu d’accueil, dans la rubrique « Données du milieu d’accueil » > « Consulter vos contacts ONE ».
Concernant le subside exceptionnel, la personne de contact est Dimitri Devleeschauwer : dimitri.devleeschauwer@one.be
Concernant les heures autorisées pour le médecin, la personne de contact est Djennet Abdelhak : djennet.abdelhak@one.be
Le helpdesk de Pro.ONE est à votre disposition pour toute question ou difficulté liée à l’utilisation de votre portail Pro.ONE Admin, y compris concernant l’application Subsides. Il s’agit d’un service de première ligne qui peut vous aider à :
- Vous connecter au portail ;
- Vous orienter sur le portail ;
- Vous aider en cas de blocage technique en relayant votre problème aux équipes techniques ;
- Corriger des erreurs de NISS ;
- Si nécessaire, vous rediriger vers les services adéquats.
Date de la dernière mise à jour de la FAQ Subsides : 05.10.2026
Formulaires de signalement ADEMI
Questions générales
ADEMI est le sigle pour Accident grave, Décès, Événement Médical Important et Maladie Infectieuse. Le formulaire ADEMI en ligne remplace le formulaire papier (annexes 9-10-11) que vous remplissiez jusqu’ici pour signaler un accident grave, un décès, un événement médical important ou une maladie infectieuse survenant aux enfants fréquentant un milieu d’accueil de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Le formulaire est à compléter après le retour de l’enfant (ou des enfants dans le cadre d’une maladie infectieuse) dans le milieu d’accueil ou, si l’enfant ne revient pas, dès que le milieu d’accueil en est informé.
Dans le cas d’un décès, nous vous demandons de compléter le formulaire dans un délai d’un mois après sa survenue.
Remplir un formulaire ADEMI prend environ 5 minutes.
Le signalement est complété par le/la responsable du milieu d’accueil ou son/sa remplaçant·e (aussi appelé directeur·rice) via le portail Pro.ONE Admin. Le formulaire en ligne ADEMI est à retrouver sur le tableau de bord du milieu d’accueil dans le menu de navigation à gauche de l’écran.
Les informations recueillies sont traitées de manière confidentielle et dans le respect du RGPD. Le formulaire ne contient pas de données permettant d’identifier les personnes impliquées.
L’accès aux données est strictement limité au cadre interne de l’ONE, selon des droits d’accès définis :
La Direction Santé a accès aux informations contenues dans le formulaire sans accès à l’identité du milieu d’accueil.
Le traitement des données est soumis au RGPD et encadré par le « Décret visant à renforcer la qualité et l’accessibilité de l’accueil de la petite enfance en communauté française ». Pour toute question concernant la vie privée : DPO@one.be.
Pour les problèmes techniques (connexion, enregistement…) vous pouvez contacter : pro.admin@one.be , l’équipe support du helpdesk est disponible pour vous répondre (et faire le relai vers nos équipes techniques).
Pour toute question concernant le contenu du formulaire, notamment sur les différentes rubriques, les questions posées ou les items à renseigner, vous avez la possibilité de contacter le pôle santé en collectivité. L’équipe pourra vous guider dans la compréhension : sante.collectivite@one.be .
Si vous avez des remarques ou suggestions à nous faire, vous pouvez les écrire à sante.collectivite@one.be. Cela permettra de rendre l’outil le plus adapté possible. Merci !
Formulaire accidents et événements médicaux importants
Les informations recueillies permettent à la Direction Santé de :
- collecter et analyser les données relatives aux accidents, événements médicaux importants ;
- identifier les facteurs de risque organisationnels, environnementaux et les moments critiques ;
- obtenir une vision d’ensemble des situations qui touchent les milieux d’accueil ;
- évaluer l’impact des stratégies de prévention sur la santé individuelle et collective ;
- alimenter une amélioration continue des pratiques au bénéfice des enfants et des professionnel·les.
En quelques minutes, vous contribuez à une démarche collective de prévention à l’échelle de tous les milieux d’accueil
Ce formulaire doit être complété pour tout accident ou événement survenu dans un milieu d’accueil ayant nécessité :
- une consultation auprès d’un professionnel de la santé,
- et/ou un passage aux urgences,
- et/ou une hospitalisation.
Il n’y a pas de signalement inutile : si une situation peut aider à prévenir un risque similaire ailleurs, elle mérite d’être partagée.
Non, et c’est important. Ce formulaire est uniquement à visée statistique, il ne constitue ni un outil de gestion d’urgence ni un canal de déclaration obligatoire au sens de la réglementation en vigueur.
Le remplissage de ce formulaire ne remplace en aucun cas le contact préalable avec vos interlocuteurs habituels. Avant de compléter ce formulaire, vous devez avoir informé les agents ONE concernés (Coordinateur·rice Accueil et Agent Conseil) ainsi que le/la médecin de crèche (si applicable), conformément à la réglementation et aux procédures en vigueur.
Tout accident grave ou décès doit être pris en charge avec les agents ONE concernés, conformément à l’article 40 de l’arrêté du 02 mai 2019 (Arrêté du Gouvernement de la Communauté française fixant le régime d’autorisation et de subvention des crèches, des services d’accueil d’enfants et des (co)accueillant(e)s d’enfants indépendant(e)s).
Lorsqu’un accident grave ou événement médical important survient, vous devez d’abord gérer la situation immédiatement conformément au guide « La santé dans les milieux d’accueil de la petite enfance » – chapitre 7 : « Urgences et accidents ».
Une fois la situation stabilisée, vous devez informer l’ONE, en contactant votre Coordinateur·rice Accueil ou Agent Conseil, ainsi que votre médecin de crèche si vous en avez un.
Pour prévenir le/la Coordinateur·rice Accueil ou l’Agent Conseil, vous devez continuer à communiquer via votre canal habituel (téléphone,mail….) car le formulaire statistique ADEMI ne remplace en aucun cas ce contact. Le/la Coordinateur·rice Accueil ou l’Agent Conseil ne reçoit pas le formulaire statistique c’est seulement la Direction Santé qui le reçoit et ce de manière anonymisée
Référez vous également à la question ci-dessus : Ce formulaire suffit-il à informer l’ONE conformément à la réglementation ?
Si un enfant se casse une dent, il est conseillé de consulter un dentiste. Dans ce cas, l’événement pourra être signalé dans la rubrique « Accident ou événement médical important » puisqu’il répond à un des items : tout accident ou évènement survenu dans un milieu d’accueil ayant nécessité :
- une consultation auprès d’un professionnel de la santé,
- et/ou un passage aux urgences,
- et/ou une hospitalisation.
Formulaire maladies infectieuses
Le formulaire doit être complété dans les situations suivantes :
- Soit un enfant/un adulte atteint d’une maladie infectieuse à déclaration obligatoire (MDO). Cela concerne les maladies à signaler auprès de l’AVIQ (en Wallonie) ou Vivalis (à Bruxelles).
- Soit de toute situation infectieuse, où au moins deux enfants du même groupe (contacts non-familiaux) sont contaminés et ayant nécessité un renforcement ou une adaptation des mesures de prévention au sein du milieu d’accueil.
Le formulaire de signalement ne remplace en aucun cas les démarches et circuits de communication existants. Avant de le compléter, les procédures de gestion des maladies infectieuses doivent avoir été activées.
Dans le fonctionnement habituel, les milieux d’accueil collaborent avec le médecin de crèche et/ou le/la référent·e santé, qui assurent la coordination et les échanges nécessaires avec les autorités et les services compétents (AVIQ/Vivalis), conformément aux recommandations et obligations en vigueur.
Avant de compléter ce formulaire, vous devez d’abord gérer la situation infectieuse selon les procédures habituelles.
Si l’information provient du milieu d’accueil. Le milieu d’accueil informe rapidement la cellule de surveillance AVIQ/Vivalis, via le/la médecin ou le/la Référent·e Santé ONE.
Si l’information provient des autorités sanitaires (AVIQ/Vivalis) : La cellule de surveillance informe le milieu d’accueil via le/la médecin du milieu d’accueil ou le/la Référent·e Santé ONE.
Pour plus de détails concernant la gestion des maladies infectieuses, nous vous invitons à consulter le Chapitre 4 du guide « La santé dans les milieux d’accueil de la petite enfance« , édition 2023.
Oui, le formulaire est à remplir également pour une épidémie de gastroentérite et ce lorsque deux cas sont liés entre eux (non familiaux) et s’il y a eu un renforcement ou adaptation des mesures de prévention dans le milieu d’accueil.
Effectivement c’est assez fréquent mais nous souhaiterions évaluer l’impact de ces maladies infectieuses sur les milieux d’accueil (organisation, absentéisme…).
Oui, le formulaire est à remplir également pour la varicelle et ce lorsque deux cas sont liés entre eux (non familiaux) et s’il y a eu un renforcement ou adaptation des mesures de prévention dans le milieu d’accueil.
Nous demandons de le remplir au retour de l’enfant dans le milieu d’accueil ou si vous avez connaissance qu’il ne reviendra pas. Si deux situations sont signalées séparément alors qu’elles correspondent en réalité à un même épisode infectieux, l’analyse des données réalisée permettra de les regrouper en tenant compte du type de maladie et de sa période d’incubation.
Ce qui veut dire que si vous avez déjà rempli un formulaire et qu’un nouveau cas (lié aux premiers) apparaît, vous pouvez remplir un nouveau formulaire et nous nous chargerons lors de l’analyse de lier les cas entre eux selon la maladie et la période d’incubation.
Nous souhaitons grâce à ces données évaluer l’impact (organisationnel…) que ces maladies infectieuses ont sur les milieux d’accueil. Sans ces données l’impact est sous-estimé
Formulaire décès
Le formulaire doit être complété pour :
Un décès survenu au sein du milieu d’accueil sans cause identifiable immédiatement (aucune cause évidente du décès n’est observable à première vue, la cause n’est pas immédiatement claire en attendant des examens médicaux, une autopsie éventuelle ou des investigations complémentaires).
Un décès survenu à la suite d’un accident grave, d’un événement médical important ou d’une maladie infectieuse survenus dans le milieu d’accueil est à signaler dans les formulaires destinés aux accidents graves, événements médicaux importants ou maladies infectieuses.
Attention : ce formulaire est uniquement à visée statistique, il ne constitue ni un outil de gestion d’urgence ni un canal de déclaration obligatoire au sens de la réglementation en vigueur.
Non, et c’est important. Ce formulaire est uniquement à visée statistique, il ne constitue ni un outil de gestion d’urgence ni un canal de déclaration obligatoire.
Le remplissage du formulaire ADEMI ne remplace en aucun cas le contact préalable avec vos interlocuteurs habituels (agents ONE et le/la médecin de crèche). Tout décès doit être pris en charge avec les agents ONE concernés, conformément à l’article 40 de l’arrêté du 02 mai 2019 (Arrêté du Gouvernement de la Communauté française fixant le régime d’autorisation et de subvention des crèches, des services d’accueil d’enfants et des (co)accueillant(e)s d’enfants indépendant(e)s).
La gestion d’un décès relève en priorité des procédures d’urgence, des autorités compétentes et de l’accompagnement des équipes. Le formulaire est complété dans un second temps, au plus tard dans le mois suivant la survenue du décès.
Date de la dernière mise à jour de la FAQ ADEMI : 10.06.2026
Alerter l'ONE en cas de risque de perte d'offre de service
Le bouton d’alerte est un point d’entrée officiel permettant à un pouvoir organisateur de porter à la connaissance de l’ONE une situation qui risque d’entraîner une diminution ou une interruption de l’offre d’accueil.
Son activation ouvre un dossier et déclenche l’analyse de la situation par l’ONE. L’objectif est de détecter les difficultés suffisamment tôt afin d’examiner les solutions qui pourraient contribuer au maintien de l’offre de service aux enfants et aux familles
Dans sa première phase, le bouton d’alerte concerne les pouvoirs organisateurs des milieux d’accueil de la petite enfance, plus précisément les crèches, les services d’accueil d’enfants et les accueillantes d’enfants indépendantes, les Services d’accueil d’enfants malades à domicile (SAEMD) et les Services d’accueil spécialisés (SASPE).
Il est accessible dans l’espace réservé aux pouvoirs organisateurs et à leurs représentants habilités sur
Pro.ONE Admin.
Sur la page « Vue d’ensemble » de Pro.ONE Admin. Il s’agit de la première page sur laquelle vous arrivez en vous connectant à Pro.ONE Admin.
Non. Il s’agit d’un bouton d’alerte et non d’un bouton d’aide financière automatique.
Son activation déclenche un suivi et une analyse de la situation. Selon les résultats de cette analyse, différentes réponses peuvent être envisagées, par exemple un accompagnement individuel, une aide à l’optimisation des subventions, une formation ou, lorsque les conditions sont remplies, une aide financière ponctuelle.
Une aide n’est donc ni automatique ni garantie. Elle dépend de la situation, des critères applicables, des solutions disponibles et, pour les aides financières, des moyens budgétaires disponibles.
Seul le pouvoir organisateur ou une personne expressément mandatée par celui-ci / l’accueillant.e d’enfants indépendant.e peut activer le bouton d’alerte.
Le dispositif n’est donc pas destiné à être activé directement par un membre du personnel, un agent de l’ONE, une fédération ou un autre partenaire. Ces acteurs peuvent toutefois informer le pouvoir organisateur de l’existence du dispositif ou l’accompagner dans ses démarches.
La fiche d’alerte peut être complétée lorsqu’une difficulté fait craindre, si aucune action n’est entreprise, une diminution ou une interruption de l’offre d’accueil.
La perte d’offre de service peut notamment concerner l’accessibilité, la continuité, la quantité ou la qualité du service proposé aux familles. Le pouvoir organisateur est invité à préciser la nature du risque, son degré d’urgence et les conséquences possibles sur l’offre d’accueil.
Dans sa première phase, le dispositif concerne les risques affectant l’accueil de la petite enfance. Il prend en considération la temporalité du risque, qu’il soit imminent, à moyen terme ou à plus long terme.
Non. Le bouton vise justement à permettre une détection plus précoce des difficultés.
Il peut être activé lorsqu’un besoin ou un risque est déjà observé, mais également lorsqu’il est pressenti. Le pouvoir organisateur doit toutefois être en mesure d’expliquer les difficultés rencontrées et leurs conséquences potentielles sur le maintien de l’offre d’accueil.
Pour l’octroi éventuel d’une aide financière ponctuelle, des éléments complémentaires devront démontrer un risque réel et proche de cessation d’activité, de diminution de l’activité ou d’incapacité à respecter les conditions essentielles de l’autorisation.
Le bouton est activé par le pouvoir organisateur ou par une personne qu’il a mandatée. La démarche n’est donc pas anonyme et ne peut pas être réalisée à son insu.
Après l’envoi de la fiche d’alerte, un accusé de réception est transmis à l’émetteur ainsi qu’à l’adresse email du pouvoir organisateur, si elle diffère. Il reprend les informations communiquées, indique où les retrouver et présente les prochaines étapes du traitement.
La fiche est pré-complétée avec les informations dont l’ONE dispose déjà au sujet du pouvoir organisateur et de ses structures, comme les données d’identification du milieu d’accueil, son adresse, sa capacité, sa forme juridique ou son niveau de subventionnement.
Le pouvoir organisateur est ensuite invité à préciser notamment :
• la nature des difficultés et du risque rencontré ;
• le degré d’urgence ;
• les conséquences possibles sur l’offre d’accueil ;
• la personne de contact ;
• les documents nécessaires à l’analyse ;
Des renseignements ou pièces justificatives complémentaires, notamment comptables lorsqu’une aide financière est envisagée, peuvent être demandés pendant l’analyse.
L’accès aux informations est limité aux personnes qui doivent intervenir dans l’analyse ou le suivi du
dossier.
La procédure prévoit notamment l’information de la direction accueil petite enfance, du coordinateur ou de la coordinatrice accueil ou de l’agent conseil, de l’inspection comptable si le milieu d’accueil y est soumis et de la coordination subrégionale concernée. D’autres intervenants internes peuvent être associés lorsqu’ils disposent d’informations utiles à l’analyse.
Après l’activation du bouton :
• un dossier est ouvert et les personnes internes concernées sont informées ;
• un accusé de réception est transmis ;
• une première concertation est organisée avec les acteurs de l’ONE qui accompagnent le milieu d’accueil ;
• la Direction Accueil Petite Enfance prend contact avec le pouvoir organisateur ;
• l’ONE analyse la situation et peut demander des informations ou documents complémentaires ;
• les solutions disponibles sont examinées ;
• une décision ou une proposition d’aide est communiquée au pouvoir organisateur ;
• le dossier est clôturé dans l’application ;
• lors de l’évaluation du dispositif, les cas de pertes de places ayant ou non alerté, et ayant ou non reçu une aide sont analysés.
Pour une aide financière ponctuelle, la procédure prévoit une décision dans un délai maximal d’un mois à partir de l’introduction de la demande et de la réception de l’ensemble des pièces justificatives.
Selon la situation et les solutions disponibles, plusieurs types d’intervention peuvent être envisagés :
• un accompagnement individuel approfondi à la gestion des demandes de subsides ;
• une formation spécifique à la demande de subsides ;
• une aide financière ponctuelle ;
• une aide financière exceptionnelle pour soutenir la reprise de l’activité par un autre pouvoir organisateur ;
• une réorientation lorsque la difficulté ne relève pas des compétences de l’ONE.
Le catalogue des aides est évolutif. D’autres solutions ou collaborations avec des partenaires
extérieurs à l’ONE pourront progressivement y être intégrées.
L’analyse porte notamment sur :
• la réalité et la proximité du risque de cessation ou de diminution de l’activité ;
• les conséquences sur l’offre d’accueil ;
• la situation financière et les pièces comptables du pouvoir organisateur ;
• le respect des conditions essentielles de l’autorisation ;
• les causes des difficultés rencontrées ;
• les éventuelles mesures nécessaires pour retrouver une situation viable ;
• l’absence de double subventionnement.
La responsabilité éventuelle du pouvoir organisateur dans les difficultés rencontrées fait partie de l’analyse, mais elle n’entraîne pas automatiquement un refus. Chaque situation est examinée individuellement.
Si l’analyse montre qu’il n’existe pas de risque avéré pour l’offre d’accueil, la procédure peut s’arrêter sans qu’une aide soit octroyée.
Si la difficulté identifiée ne relève pas des compétences de l’ONE, le pouvoir organisateur peut être orienté vers le niveau de pouvoir ou le partenaire compétent.
Le helpdesk de Pro.ONE Admin reste à votre disposition pour toute question ou difficulté liée à l’utilisation de votre portail.
Il s’agit d’un service de première ligne qui vous vous aider à :
• Vous connecter au portail ;
• Vous orienter sur le portail ;
• Vous aider en cas de blocage technique en relayant votre problème aux équipes techniques ;
• Vous rediriger vers les services adéquats.
L’équipe est joignable au 02 542 14 45 du lundi au vendredi de 9h à 16h ou sur pro.admin@one.be.
Date de la dernière mise à jour de la FAQ Alerter l’ONE : 16.10.2026