Les informations données dans les réponses ci-dessous concernent les crèches avec et sans subsides ainsi que les services d’accueil d’enfants. L’adaptation de cette FAQ aux autres secteurs et types de milieux d’accueil est en cours

A quoi servent les encodages dans l’application Mon Equipe ? 

Disposer de chiffres fiables et régulièrement actualisés permet de rendre compte des réalités du terrain parfois peu visibles, auprès des décideurs politiques et partenaires du secteur.  

A titre d’exemple, pour comprendre les coûts inerrant à l’organisation d’une structure petite enfance – et les besoins de financements – il faut comprendre les problématiques d’absences et de rotation du personnel, les différences qui existent entre le secteur public et privé , les petits et les grands employeurs (par exemple en matière de personnel volant, de personnel logistique ou administratif…).  Communiquer ces réalités par le biais de données fiables permet de mieux œuvrer en faveur du secteur. 

Pour les milieux d’accueil subventionnés, les subsides sont calculés sur base des données encodées dans l’application. Dans une volonté de simplification administrative, les données encodées dans Mon Equipe ne sont pas redemandées “ailleurs” à l’ONE, mais transférées automatiquement aux applications pertinentes au sein de l’ONE.  

Enfin, Mon Equipe facilite les échanges entre le milieu d’accueil et les agents de l’ONE (CAL, référent à l’administration subrégionale, référent santé, gestionnaire de subside), dans leur préparation de visites et dans la meilleure connaissance de votre situation.  

Comment donner accès à Mon Equipe ? 

Pour configurer les droits d’accès, vous devez avoir un accès « Administrateur » sur Pro.ONE (ou un accès « Gestion des utilisateurs »). Pour ce faire, rendez-vous dans le menu de navigation à gauche de votre écran, dans la rubrique « Administration », sélectionnez l’entrée « Utilisateurs ». Sur cette page « utilisateurs » vous pouvez si nécessaire créer un nouvel utilisateur. Une fois l’utilisateur créé, il apparaitra dans la liste des utilisateurs de votre pouvoir organisateur.  

Sélectionnez un utilisateur dans la liste, vous pourrez ensuite activer « Mon Equipe » dans la rubrique « Accès aux dossiers ». N’oubliez pas d’enregistrer la modification en cliquant sur le bouton bleu « Enregistrer » en bas à droite de votre écran. 

Qui sont les personnes qui doivent être encodées systématiquement dans Mon Equipe ? 

Le personnel d’accueil des enfants : y compris stagiaires sous convention de stage de longue durée (dans le cadre de la formation en alternance – IFAPME/EFP)  

Le personnel de direction 

Le personnel d’encadrement psycho-médico-social (PMS) 

Tout autre personnel (logistique ou administratif) 

Les personnes listées ci-dessus sont à encoder quel que soit leur type de « contrat » et de relation de travail : CDI, CDD, CDR, statutaire, articles 60, statutaires, mises à disposition par exemple par la commune, conventions d’indépendant, convention de stage de longue durée, etc. 

Valider les données dans Mon Equipe, ça signifie quoi exactement ? 

Valider l’encodage d’une structure, c’est déclarer que celui-ci est complet jusqu’à une certaine date.  

Pourquoi ? Comme vous l’avez peut-être constaté, l’application vous permet d’encoder au fur et à mesure. C’est pratique pour ne pas perdre son travail si on est interrompu au milieu – mais du coup, il fallait une façon de pouvoir indiquer si l’encodage était fini ou non.  

Qui valide ? Vous pouvez décider dans votre organisation interne. Souvent, c’est la personne qui se charge de l’encodage qui est également chargée d’appuyer sur le bouter “valider”.  

A quelle fréquence minimale dois-je encoder et valider mes données ? 

Nous vous conseillons d’encoder vos données au fur et à mesure (début 2026, il est possible de valider également au fur et à mesure les encodages, chaque mois si vous le souhaitez). Néanmoins, la fréquence minimale requis est la suivante : 

Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE

Pour l’ensemble du personnel, l’encodage et la validation sont à réaliser à minima tous les trimestres. Chaque début ou fin de contrat doit donc être encodée, au plus tard, à la fin du trimestre où ce début ou fin de contrat a eu lieu. 

Exemples pour les échéances trimestrielles :  

• Pour un contrat CDD du 15/12/2025 au 30/05/2026 : le début est à encoder au plus tard le 31/03/2026, la fin est à encoder au plus tard le 30/06/2026 ; 
• Une absence du 01/02/2026 au 30/03/2026 est à encoder au plus tard le 30/06/2026. 

Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE

Une distinction est établie entre le personnel demandé en subvention et les autres membres du personnel : 

Pour le personnel demandé en subvention, l’encodage et la validation sont à réaliser tous les trimestres. 

Exemples pour les échéances trimestrielles :  

• Pour un contrat CDD du 15/12/2025 au 30/05/2026 : le début est à encoder au plus tard le 31/03/2026, la fin est à encoder au plus tard le 30/06/2026 ; 
• Une absence du 01/02/2026 au 30/03/2026 est à encoder au plus tard le 30/06/2026. 

Pour les autres membres du personnel, l’encodage et la validation sont à réaliser au minimum une fois par an (au plus tard le 31/03 de l’année qui suit) ou sur demande de l’ONE. 

Exemples pour les échéances annuelles :  

• Pour un contrat CDD du 15/12/2025 au 30/05/2026 : le début est à encoder au plus tard le 31/03/2026, la fin est à encoder au plus tard le 31/03/2027 ; 
• Une absence du 01/02/2026 au 30/03/2026 est à encoder au plus tard le 31/03/2027. 

Remarque : Précédemment, l’échéance d’encodage était fixée au 31/05 et non au 31/03, mais nous avons constaté qu’un délai de 5 mois ne favorisait pas la complétion, et demandait de retourner trop loin dans le passé. 

Crèches sans subside de l’ONE

Pour l’ensemble du personnel, l’encodage et la validation sont à réaliser au minimum une fois par an (au plus tard le 31/03 de l’année qui suit) ou sur demande de l’ONE. 

Exemples pour les échéances annuelles :  

• Pour un contrat CDD du 15/12/2025 au 30/05/2026 : le début est à encoder au plus tard le 31/03/2026, la fin est à encoder au plus tard le 31/03/2027 ; 
• Une absence du 01/02/2026 au 30/03/2026 est à encoder au plus tard le 31/03/2027. 

Remarque : Précédemment, l’échéance d’encodage était fixée au 31/05 et non au 31/03, mais nous avons constaté qu’un délai de 5 mois ne favorisait pas la complétion, et demandait de retourner trop loin dans le passé. 

Qu’est-ce que le personnel subventionnable et non-subventionnable ? 

Le personnel subventionnable, c’est l’ensemble du personnel qui rentre dans les conditions du subventionnement (même si les prestations n’ont pas encore été subventionnées). Il s’agit donc du personnel d’accueil, de direction et d’encadrement psycho-médico-social sous contrat de travail (à l’exception du statut Mariblel) ou statutaire. 

Attention : Pour ce personnel, des obligations spécifiques d’encodage sont d’application du fait des conditions de subventionnement. Le personnel subventionnable peut être demandé en subvention à concurence du droit au subside octroyé pour le milieu d’accueil. 

Le personnel non subventionnable, c’est le personnel qui ne rentre pas dans les conditions du subventionnement. Dans les crèches avec un subside d’accessibilité, il s’agit donc du personnel logistique et administratif, ou du personnel dont le « contrat » ne permet pas le subventionnement (statut Maribel, convention d’indépendant, et convention de stage de longue durée). 

Qu’entend-t-on par « contrat » ? 

Il s’agit de toute pièce précisant les modalités de la relation entre la/le travailleur·euse et le PO. 

Exemples : contrat de travail, acte de nomination statutaire, convention d’indépendant·e, convention de stage (sous convention de stage de longue durée, dans le cadre de la formation en alternance IFAPME/EFP). Cela inclut les avenants aux contrats. 

Dans quels cas faut-il ajouter les copies des contrats dans Mon Equipe ? 

Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE

Pour le personnel subventionnable : les documents doivent être ajoutés dans l’application pour les nouveaux engagements (c’est également encouragé pour l’ensemble du personnel subventionnable). 

Pour le personnel non subventionnable de direction et PMS : aucun document n’est demandé dans Mon Equipe 

Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE

Pour le personnel demandé en subvention : les documents doivent être ajoutés dans l’application. 

Pour le personnel d’accueil et de direction non demandé en subvention : les documents peuvent être ajoutés dans l’application.  

Pour le personnel administratif et logistique : aucun document n’est demandé. 

Crèches sans subside de l’ONE

Pour le personnel d’accueil et de direction : les documents peuvent être ajoutés dans l’application. 

Pour le personnel administratif et logistique : aucun document n’est demandé. 

Dans quels cas faut-il ajouter les attestations d’ancienneté des anciens employeurs ? 

Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE

Pour le personnel subventionnable : les attestations d’ancienneté doivent être ajoutées dans l’application pour les nouveaux engagements (c’est également encouragé pour l’ensemble du personnel subventionnable). 

Pour le personnel non subventionnable : aucune attestation d’ancienneté n’est demandée. 

Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE

Pour le personnel demandé en subvention : les attestations d’ancienneté doivent être ajoutées dans l’application. 

Pour le personnel d’accueil et de direction non demandé en subvention et le personnel administratif et logistique : aucune attestation d’ancienneté n’est demandée. 

Crèches sans subside de l’ONE

Pour l’ensemble du personnel : aucune attestation d’ancienneté n’est demandée. 

Dans quels cas faut-il encoder l’intitulé des formations initiales et ajouter la copie du diplôme ? 

Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE

Pour le personnel subventionnable : l’intitulé du diplôme est à encoder et la copie est à ajouter dans l’application pour les nouveaux engagements. Cette copie peut être ajoutée dans Mon Equipe pour tout le personnel. Dans le cas contraire, elle doit être gardée à disposition de l’ONE.  

Pour le personnel non subventionnable pour les fonctions d’accueil, d’encadrement PMS, direction (c-à-d contrat indépendant, statut maribel) : seulement l’intitulé du diplôme est à encoder. La copie est à garder à disposition de l’ONE, et peut-être ajoutée dans Mon Equipe. 

Pour le personnel non subventionnable pour les fonctions logistiques et administratives : les informations de diplôme ne sont pas demandées.  

Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE

Pour le personnel demandé en subvention : l’intitulé du diplôme est requis et la copie est à ajouter. 

Pour les autres membres du personnel d’accueil et de direction non demandés en subvention : l’intitulé du diplôme doit être encodé. La copie peut être ajoutée dans l’application, et doit l’être sur demande de l’ONE.  

Pour le personnel administratif et logistique : les informations de diplôme ne sont pas demandées.  

Crèches sans subside de l’ONE

Pour le personnel d’accueil ou de direction : l’intitulé du diplôme doit être encodé. La copie peut être ajoutée dans l’application, et doit l’être sur demande de l’ONE.  

Pour le personnel administratif et logistique : les informations de diplôme ne sont pas demandées. 

Quels documents faut-il garder à disposition de l’ONE ? 

Les documents listés ci-dessous ne doivent pas être ajouté en tant que tel dans l’application Mon Equipe. Pour toutes les personnes en contact régulier avec les enfants, ils doivent néanmoins être conservé et tenu à disposition de l’ONE au sein du milieu d’accueil (pas dans l’application Mon Equipe). 

A partir de 18 ans : Casier judiciaire (modèle 596.2) datant de moins de 6 mois à l’engagement, à renouveler tous les 5 ans. 

A partir de 15 ans : Certificat médical datant de moins de 3 mois à l’engagement, à renouveler chaque année. 

Femmes de 15 à 50 ans : Preuve d’immunité contre la rubéole 

Enfants du ménage âgés de moins de 4 ans (concerne les accueillant·es d’enfants) : Preuve de vaccination (selon le schéma officiel de la fédération Wallonie-Bruxelles) 

Dans quels cas faut-il encoder les dates des documents (listés ci-dessus) dans Mon Equipe ? 

Pour les personnes encodées dans Mon Equipe (question x), les dates d’actualisation des documents doivent être mises à jour dans Mon Equipe. 

Les personnes qui ne sont pas encodées dans Mon Equipe ne sont pas concernées par la mise à jour des dates. Comme expliqué ci-dessus (question x), les documents doivent néanmoins être gardés à disposition de l’ONE au sein du milieu d’accueil pour toutes les personnes en contact régulier avec les enfants. 

Dans quels cas faut-il encoder les absences d’un membre du personnel ? 

Services d’accueil d’enfants et crèches bénéficiant du subside d’accessibilité ou du subside d’accessibilité renforcée de l’ONE

Pour le personnel subventionnable : seules les absences ayant un impact sur la rémunération de la travailleuse ou du travailleur ou d’une durée de plus de 30 jours calendrier doivent être encodées. Les motifs doivent être précisés. Ceux-ci sont disponibles dans une liste déroulante dans l’application.  

Exemples d’absences à encoder, ayant un impact sur la rémunération : 

Un congé sans solde, une grève, une maladie plus longue que la période couverte par l’employeur ou toute autre absence de plus de 30 jours calendrier (samedi et dimanche inclus). 

Pour le personnel non subventionnable : uniquement les absences de 30 jours calendrier ou plus. Les motifs ne doivent pas être précisés.  

Crèches bénéficiant du subside de base de l’ONE

Pour le personnel demandé en subvention : uniquement les absences ayant un impact sur la rémunération de la travailleuse ou du travailleur sont à encoder (voir exemples cités précédemment). Les motifs, à choisir dans la liste déroulante, doivent également être précisés.  

Pour le personnel d’accueil et de direction non demandé en subvention et le personnel administratif et logistique : uniquement les absences de 30 jours calendrier ou plus. Les motifs ne doivent pas être précisés. 

Crèches sans subside de l’ONE

Pour l’ensemble du personnel : uniquement les absences de 30 jours calendrier ou plus doivent être encodées. Les motifs ne doivent pas être précisés. 

Les encodages dans Mon Equipe, s’agit-il d’une obligation ? 

La communication des informations liées au personnel des milieux d’accueil est une obligation règlementaire et fait partie des conditions de maintien de l’autorisation : 

En cas de manquement à cette obligation, après rappel, le comité subrégional sera informé. Le comité subrégional prendra, le cas échéant, toute mesure utile à l’égard du pouvoir organisateur concerné conformément à la réglementation en vigueur. L’ONE (administration centrale) pourrait également, après mise en demeure, suspendre les subventions en cas de manquement. 

Qui peut-on contacter afin d’obtenir de l’aide ? 

Si votre question concerne l’application Mon Equipe en elle-même :

Le helpdesk de Pro.ONE est à votre disposition pour toute question ou difficulté liée à l’utilisation de votre portail Pro.ONE, y compris concernant l’application Mon Equipe. Il s’agit d’un service de première ligne qui peut vous aider à :  

• Vous connecter au portail ; 
• Répondre à des demandes d’information générale et vous orienter sur le portail ; 
• Vous aider en cas de blocage technique en relayant votre problème aux équipes techniques ; 
• Corriger des erreurs de NISS ; 
• Si nécessaire, vous rediriger vers les services adéquats. 

S’il s’agit d’une question précise concernant les informations à encoder dans Mon Equipe : 

Votre coordinateur·rice accueil : concernant votre personnel d’accueil, d’encadrement PMS et de direction, ainsi que votre personnel logistique et administratif s’il est en contact avec les enfants ; 

Votre gestionnaire de subsides : concernant les données utilisées dans le calcul des subventions (notamment les absences, les copies de contrat) ; 

Votre référent·e accueil à l’administration subrégionale (ASR) : concernant votre dossier administratif, notamment en cas de passage au comité subrégional. 

Remarque : Toutes les coordonnées des contacts ONE cités ci-dessus se trouvent sur votre portail Pro.ONE. Rendez-vous sur la page du milieu d’accueil, dans la rubrique « Données du milieu d’accueil » > « Consulter vos contacts ONE ». 

La cellule autorisation de la direction accueil petite enfance concernant la formation initiale du personnel : irene.angot@one.be (responsable Cellule Autorisation – CelluleAutorisation.DAPE@one.be) 

Les informations données dans les réponses ci-dessous concernent les crèches avec subsides d’accessibilité. L’adaptation de cette FAQ aux autres types de milieux d’accueil de la petite enfance est en cours.

Encodage personnel à subventionner

Qu’en est-il pour les employés lorsqu’on dépasse les 30 jours de salaire garanti et que la personne n’est plus rémunérée par l’ASBL ? Doit-on toujours demander en subvention la personne malade (plus un commentaire en précisant qui la remplace) ou mettre directement la personne qui la remplace ?

Au-delà du mois de salaire garanti, il est préférable de renseigner la personne qui remplace le titulaire absent. Même si le remplaçant a moins d’ancienneté, il bénéficiera du forfait intégral qui est plus avantageux que le forfait partiel (voir ci-dessous). Si le titulaire n’est pas remplacé, c’est le forfait partiel qui sera octroyé.

À quoi correspond le forfait partiel ?

Le pécule de vacances et la prime de fin d’année sont inclus dans les forfaits mensuels, et le subside partiel ne couvre que cette petite partie. Il est octroyé lorsqu’un membre du personnel est absent et n’est pas à charge de l’employeur, mais maintient son droit à la prime de fin d’année et au pécule de vacances (par exemple, une absence pour maladie de plus d’un mois). Le forfait partiel est donc bien moins important que le forfait intégral.

Si une personne travaille à 100% mais qu’on ne demande que 40% en subvention, faut-il calculer soi-même le salaire ou est-ce calculé par le gestionnaire ?

Il faut toujours indiquer le salaire brut réel à 100%, même si une partie seulement est demandée en subvention. Le calcul sera réalisé automatiquement.

Comment indiquer les remplacements de personnel ?

Il faut utiliser le champ « commentaires » pour indiquer qui remplace qui. Par exemple : « Sandrine Dupont est absente et elle est remplacée par Grace Hopper ».

Comment encoder le salaire d’une personne en maladie de longue durée ?

Pour le mois de salaire garanti, c’est le salaire de la personne absente qui doit être encodé. Ensuite, c’est le salaire de la personne qui remplace qui doit être encodé. Si la personne absente n’est pas remplacée, c’est le forfait partiel qui sera octroyé. Pour les statutaires qui peuvent dans certains cas conserver la rémunération pendant un an voire plus, la subvention ONE peut être octroyé pour couvrir le coût salarial de cette personne, même si elle est absente.

Au niveau des puéricultrices, les crèches sont subventionnées pour un certain nombre de puéricultrices, mais il y en a en général plus sous contrat de travail. Faut-il encoder le salaire pour ces puéricultrices ?

Non. Il faut sélectionner et indiquer le salaire brut uniquement pour les puéricultrices pour lesquelles vous demandez des subsides. Cependant, il est important de garder toutes les puéricultrices dans « Mon équipe », car ces informations peuvent être utiles en cas de changements futurs où certaines pourraient devenir subventionnées.

Que signifie le coefficient d’un remplacement personnel dans le récapitulatif ?

Le coefficient est une majoration de 2,73% appliquée aux forfaits pour couvrir les frais liés au remplacement du personnel. Bien qu’il apparaisse en négatif sur les récapitulatifs, c’est en réalité un montant perçu en plus. C’est un petit pourcentage supplémentaire qui vous permet de palier à tous les remplacements que vous devez faire dans votre milieu d’accueil.

Comment encoder le salaire brut pour une directrice qui est subventionnée à 50% en tant que direction et 50% en PMS ?

Il faut encoder 100% du salaire brut dans chaque partie (direction et PMS) et demander 50% de subvention pour chacune des fonctions.

Faut-il inclure l’allocation de résidence dans le salaire brut ?

Il est préférable de ne pas inclure l’allocation de résidence ou de foyer dans le salaire brut pour éviter des variations qui pourraient impacter le calcul du forfait.

Faut-il inclure l’allocation spéciale (revalorisation pour le personnel de puériculture) dans le salaire brut ?

Oui, l’allocation spéciale peut être incluse dans le salaire brut si elle est versée mensuellement de façon régulière.

Encodage des présences d’enfants

Comment encoder un enfant qui prend congé pendant un mois ?

Si le congé de l’enfant était prévu (vacances annuelles par exemple), aucun encodage n’est requis. Si, par contre, c’est une absence imprévue, elle doit être encodée, qu’elle soit justifiée ou non.

Lorsqu’un enfant est en congé ou en certificat médical, la structure peut-elle avoir une compensation lors du calcul des subsides ?

Non, il n’y a pas de compensation pour les absences justifiées comme les congés prévus ou les certificats médicaux. Seules les absences injustifiées peuvent être facturées aux parents.

Les absences justifiées des enfants (congés, certificats médicaux) interviennent-elles dans le calcul du taux de présence ?

Les absences justifiées imprévues (maladies couvertes par un certificat médical par exemple) sont prises en compte dans le calcul du taux d’occupation. Les absences justifiées prévues (vacances de l’enfant) ne sont par contre pas prises en compte.

Comment gérer les modifications de PFP avec effet rétroactif sur plusieurs trimestres ?

Dans ce cas, il faut prendre contact avec votre gestionnaire de subsides pour l’informer du souhait de modification. Celui-ci pourra alors faire un état complémentaire rectificatif ou annuler la demande pour que le pouvoir organisateur puisse faire les corrections lui-même.

Est-il possible d’avoir un warning sur le taux d’encadrement lors de l’encodage ?

Oui, cette fonctionnalité est en cours de développement.

Comment fonctionne le calcul de l’indemnité compensatoire pour les bénéficiaires du statut BIM (Bénéficiaire de l’Intervention Majorée) ?

Afin d’établir le montant de l’indemnité compensatoire permettant de couvrir la gratuité d’application pour les bénéficiaires de l’intervention majorée (statut BIM), et la réduction à 70% du coût de l’accueil pour les familles monoparentales, une participation financière parentale (PFP) « fictive » est calculée, qui correspond à la PFP que le milieu d’accueil aurait dû percevoir sans l’application de la gratuité et les réductions à 70% pour les familles monoparentales.

Pour ce faire, la PFP de toutes les présences « BIM » (qui sont donc à 0€ dans la PFP réelle) sont remplacées par le montant forfaitaire de 12,03€ (montant qui correspond à la PFP minimum garantie de 2022). Les réductions à 70% pour familles monoparentales sont remises à 100% (comme si la réduction n’avait pas eu lieu).

Une fois la PFP fictive établie de cette manière, la rétrocession correspondante à cette PFP fictive est également calculée (rétrocession que le milieu d’accueil aurait dû payer si ces mesures n’étaient pas en vigueur).

Le calcul du montant compensatoire est ensuite réalisé de la manière suivante : (PFP fictive – PFP réelle)-(rétrocession fictive – rétrocession réelle).

A noter que le montant compensatoire n’est calculé que pour les milieux d’accueil soumis à la rétrocession (pour les autres, l’indemnité est comprise dans la PFP minimum garantie qu’ils perçoivent)

Comment sont traitées les absences justifiées ou injustifiées pour les bénéficiaires du statut BIM ?

Les absences facturables (donc injustifiées) sont prises en compte dans le système de calcul du montant compensatoire

Le calcul de l’indemnité compensatoire pour les BIM vaut-il pour les enquêtes sociales ?

Non, le calcul pour les BIM ne s’applique pas aux enquêtes sociales. Les enquêtes sociales sont une dérogation à l’application de la participation financière parentale et il n’y a pas de compensation dans ce cas. Le système de compensation s’applique uniquement aux bénéficiaires du statut BIM et aux réductions à 70% pour les familles monoparentales.

Encodage des frais de déplacements du PMS

Est-ce que les frais de déplacement pour le personnel PMS concernent également le personnel de direction ?

Les frais de déplacement concernent exclusivement le personnel PMS tel que renseigné dans les subsides.

Quand on a un pouvoir organisateur qui rembourse déjà les frais de déplacement PMS, comment cela fonctionne-t-il avec le forfait proposé par l’ONE ?

Si le pouvoir organisateur rembourse déjà les frais de déplacement, le forfait octroyé par l’ONE est considéré comme une forme de remboursement pour des montants qui ont déjà été versés aux travailleurs.

Concernant les frais de déplacement du personnel social, s’agit-il des frais domicile-travail ou des déplacements en mission ?

Il s’agit des frais de déplacement en mission pour les besoins de la crèche, et non des frais de déplacement domicile-travail.  Le forfait est le suivant : 66,93 € pour 1 ETP (50,20€ pour 3/4 temps, 33,47€ pour 1/2 temps, 16,73€ pour un 1/4 temps) en fonction de la répartition PMS.

Comment encoder les frais de déplacement du personnel social ?

Il faut les encoder dans la rubrique « frais de déplacement personnel social ». C’est un forfait proratisé au temps de travail subventionné.

Faut-il joindre un justificatif pour les frais de déplacement du personnel social ?

Il faut compléter un formulaire 101 avec le montant forfaitaire, signé par le PO. Ce formulaire n’est pas à joindre à la demande mais doit être conservé en cas de contrôle de l’inspection comptable.

Encodage des frais

Le subside pour le petit matériel (11,16€) est-il à compter par mois ou par trimestre ?

Par trimestre, et il peut être doublé pour les crèches de 60 places et plus.

Faut-il une facture pour les 11,16€ de petit matériel ?

Non, ce montant peut être demandé sans facture, mais le milieu d’accueil doit en faire la demande préalablement.

Pour quels types de frais faut-il une facturation ?

Les factures sont à joindre uniquement pour le frigo, l’éther, l’alcool dénaturé, et le thermomètre.

Section encodage consultations médicales

La convention du médecin doit-elle être introduite une seule fois si c’est toujours le même médecin ?

Oui, la convention du médecin ne doit être introduite qu’une seule fois.  Elle doit être annexée dans Pro.ONE et le gestionnaire devra également donner son accord avant de pouvoir l’encoder dans les demandes de subsides. Une fois que le médecin est valablement encodé, celui-ci apparaîtra dans les demandes de subsides. L’introduction d’une nouvelle convention n’est nécessaire que pour un tout nouveau médecin avec lequel vous n’avez pas encore travaillé. 

Peut-on encoder une date de fin de collaboration pour un médecin ?

Oui, il est possible de mettre une date de fin de collaboration pour un médecin.

Le médecin peut-il être rémunéré à hauteur du forfait pour consultation médicale quand il délivre une séance collective à l’intention des parents ?

Non, c’est un tarif différent pour les séances collectives à l’intention des parents.