Le respect de la réglementations sur la protection des données et de la vie privée (RGPD) est un élément fondamental dans le développement et la mise en œuvre d’Emma.
Pour rappel, Emma est mis à la disposition des pouvoirs organisateurs (en ce compris les accueillant.e.s d’enfants indépendant.e.s) qui, en tant que responsable de traitement gèrent leurs données à caractère personnel de manière autonome.
Bien que l’ONE n’ait aucun droit de regard sur les données personnelles des figurant dans Emma, nous avons élaboré des documents fixant le cadre de mise à disposition ainsi que la conformité au regard du « Règlement européen sur la protection des données » (RGPD).
Pas de panique, c’est très simple !
Nous vous expliquons en 2 étapes ce qu’il faut faire et savoir pour vous assurer une utilisation d’Emma conforme au RGPD.
1ère étape : au moment de la connexion
Lors de votre 1ère connexion, vous devez impérativement cocher les cases qui s’affichent sur votre écran avant la création d’un nouvel espace pour le logiciel Emma (voir capture d’écran).
Attention, les cases à cocher se rapportent à différents documents légaux importants, il est primordial d’en prendre connaissance avant la création de votre espace personnel. Rassurez-vous, nous vous ferons une brève explication de la portée de chaque document lors de l’étape suivante (étape 2).
Une fois avoir lu les documents et coché les cases qui s’y rapportent, vous pourrez cliquer sur « créer mon espace » sur le côté inférieur droit de votre écran.
2ème étape : documents légaux
Vous trouverez au sein de cette étape 2 une brève explication des documents légaux que vous devez consulter avant l’utilisation du logiciel Emma.
1) La convention de traitement des données
Il s’agit d’une convention d’une part, entre le pouvoir organisateur (responsable de traitement) qui est l’entité responsable de l’encodage des données dans le logiciel Emma et d’autre part, de l’Office de la naissance de l’enfance – ONE (sous-traitant) qui vous met le logiciel Emma à disposition.
Vous devrez impérativement consentir à cette convention (en cochant la case qui s’y rapporte) pour utiliser le logiciel. Cette convention permet de garantir que les traitements des données sont effectués de manière sécurisée en établissant une relation de confiance entre votre pouvoir organisateur et l’ONE.
Vous serez prochainement recontacté par courriel afin de procéder à la signature électronique de cette convention.
2) La politique de confidentialité
Ce document est mis à votre disposition afin de décrire la manière dont les données personnelles des utilisateurs (pouvoirs organisateurs) et personnes concernées (membres du personnel, parents, enfants, …) sont traitées dans le logiciel Emma.
Cette politique de confidentialité est disponible directement au sein du logiciel (sur le bas de la page de navigation) et pourra être utilisée le cas échéant pour justifier à toute personne concernée par l’usage du logiciel Emma de la conformité du traitement de leurs données personnelles au RGPD.
Vous pourrez annexer cette politique de confidentialité à vos documents légaux relatifs à la protection des données personnelles.
3) Les conditions générales d’utilisation
Le document définit les règles et les conditions d’utilisation du logiciel Emma.
4) La politique d’utilisation des cookies
Ce document vous donne la définition d’un cookie et vous informe de la manière dont ces cookies sont utilisés lors de l’usage de l’application.