Pas besoin d’être un expert en informatique pour utiliser Teams ! Voici certaines fonctions indispensables et quelques astuces pour maîtriser Teams en un clin d’œil.
1) Le « Chat » : conversation, pour les échanges rapides
Le chat est idéal pour dialoguer entre collègues. Réservez-le pour le « direct », l’informel ou le « one-to-one ». C’est votre machine à café virtuelle.
- Astuce « Réaction » :
Pas le temps de répondre directement à un message ? Survolez un message et cliquez sur le pouce levé (Like). C’est rapide et cela confirme que vous avez lu l’info.
- Épingler vos conversations :
Si vous discutez souvent avec la même collègue ou votre direction, faites un clic droit sur la conversation et choisissez « Épingler ». Elle restera toujours en haut de votre liste.
2) Les Équipes et Canaux : pour « ranger » l’information
Imaginez Teams comme une armoire de bureau. L’ »Équipe » est l’armoire, et les « Canaux » sont les tiroirs thématiques.
- Un canal par sujet :
Utilisez par exemple un canal « Equipe ONE » et un autre « Dossiers ». Cela évite que les informations ne se mélangent.
- Utiliser la mention « @ » :
Si vous voulez que tout le monde lise une info urgente dans un canal, tapez« @ » suivi du nom de l’équipe avant votre message. Tout le monde recevra une petite notification.
Tapez « @ » suivi du nom ou prénom de l’agent si vous souhaitez que votre collègue soit alerté de votre publication de message.
3) L’onglet « Partagé » : fini les feuilles perdues !
Dans chaque canal, vous trouverez un onglet « Partagé » en haut de votre écran. C’est ici que sont stockés les documents partagés (règlement de travail, fiches d’activités, plannings).
Le travail collaboratif : Vous pouvez ouvrir un document Word ou Excel directement dans Teams. Plusieurs collègues peuvent le modifier en même temps : les changements s’enregistrent tout seuls ! c’est vraiment utile si vous travaillez en équipe.
4) Les réunions en ligne : Proximité malgré la distance
Que ce soit pour une réunion d’équipe ou une formation à distance :
- Le flou d’arrière-plan :
Si vous vous connectez depuis votre domicile par exemple, vous pouvez cliquer sur « Effets d’arrière-plan » puis « Flou » au moment de rentrer dans la réunion. Sinon utilisez le fond d’écran ONE disponible sur l’Intranet.
- Levez la main :
Pour ne pas se couper la parole lors des réunions à plusieurs, utilisez l’icône « Lever la main ». C’est le moyen le plus serein de demander la parole
- Le partage de fenêtre / Écran :
Au lieu de partager tout votre bureau (et de laisser tout le monde voir vos notifications personnelles), choisissez de partager uniquement la « Fenêtre » de votre présentation.
- Le compte-rendu automatique :
Saviez-vous que Teams peut transcrire vos réunions ? Activez l’enregistrement et la transcription pour ne rien oublier des décisions prises. Attention, avant d’enregistrer la réunion, vous devez avoir le consentement des participants (possibilité de couper sa caméra).
- Attention micro et caméra allumé :
Assurez-vous que votre micro soit coupé et réactivez-le quand vous prenez la parole pour ne pas perturber la réunion. Pour la caméra, cela pourra dépendre de la personne qui organise la réunion néanmoins voir ses collègues est souvent plus convivial.
5) Gérez votre disponibilité
Teams peut savoir quand vous n’êtes pas disponible via un lien automatique avec Outlook.
Par défaut, la petite boule en haut à droite est verte (cela indique que vous êtes disponible).
Si vous êtes occupé·e, passez votre statut en rouge ou en rouge avec une petite barre blanche (statut « Ne pas déranger »). Lorsque le statut « Ne pas déranger est activé, les notifications seront masquées pour vous permettre de rester concentré·e. Vous ne recevrez également plus les appels.
Le petit conseil en plus :
Si vous le désirez, installez l’application Teams sur votre smartphone de fonction (si vous en avez un) pour recevoir les alertes importantes même si vous n’êtes pas devant l’ordinateur de bureau. Cela permet d’avoir son agenda des réunions à portée de main.