Quelques conseils pour un encodage optimal
Les quatre éléments auxquels nous vous demandons d’être vigilants en tant que pouvoir organisateur de Centres de Vacances (CDV) lors de l’encodage sur le portail PRO ONE sont :
- Mettre à jour les données de contact. Pour certains centres de vacances, aucune personne (ni coordonnées de contact) n’est renseignée dans les informations de contact. La personne de contact étant la personne vers laquelle l’ONE se dirige en cas de question, il est important d’y mentionner les coordonnées de la personne la plus à même de répondre aux questions relatives aux données encodées. Sans ce contact, des communications importantes ne vous parviennent pas. Nous vous encourageons à toujours vérifier l’exactitude des données de contact que vous nous communiquez et à les mettre à jour régulièrement.
- Encoder le personnel d’encadrement et leur qualification. Dans le cadre des demandes de subsides, chaque pouvoir organisateur de centres de vacances encode son personnel et joint les justificatifs (brevet, assimilation, équivalence) menant à une reconnaissance éventuelle de la qualification. Nous vous conseillons de vérifier soigneusement si toutes les données à propos des qualifications sont bien enregistrées sur le portail lors de la demande de subsides. Notez que vous avez également la possibilité d’encoder votre personnel et/ou de demander des qualifications à n’importe quel moment de l’année sur le portail PRO.
- Encodage des présences. Dans le cadre des demandes de subsides, vous devez encoder les présences des enfants réellement présents lors de l’activité et pas celles des enfants inscrits mais absents (désistements ou maladie par exemple).
- Respecter les échéances administratives. Que ce soit pour vos demandes de subsides ou vos déclarations d’activités, il est important de garder en mémoire les différentes échéances. Il serait dommage de se voir refuser un subside faute de respect du délai. Vous pouvez retrouver la liste des différentes échéances : La liste des différentes échéances 2022/2023 est disponible.
Pour vous aider dans l’encodage, téléchargez le guide d’utilisation du portail PRO ONE.
N’hésitez pas non plus à contacter votre gestionnaire de dossier (voir contact ONE sur le portail PRO ONE) pour toutes vos questions.
