Quelques conseils pour un encodage optimal
Les cinq éléments auxquels nous vous demandons d’être vigilant en tant qu’opérateur d’accueil extrascolaire de type 2 (AES2) lors de l’encodage sur le PORTAIL PRO ONE.
1. Mettre à jour les données de contact. Pour certains opérateurs, aucune personne (ni coordonnées de contact) n’est renseignée dans les informations de contact. La personne de contact étant la personne vers laquelle l’ONE se dirige en cas de question, il est important d’y mentionner les coordonnées de la personne la plus à même de répondre aux questions relatives aux données encodées. Sans ce contact, des communications importantes ne vous parviennent pas. Nous vous encourageons à toujours vérifier l’exactitude des données de contact que vous nous communiquez et à les mettre à jour régulièrement.
2. Encoder le personnel d’encadrement et leurs formations. Chaque opérateur accueil extrascolaire (de type 2) doit encoder son personnel d’encadrement ainsi que la formation initiale et formation continue de ce dernier. Il s’agit d’une règlementation spécifique à l’AES2 de mettre à jour les données des travailleurs chaque trimestre et d’encoder les formations chaque année pour le 31 mars.
3. Mettre à jour les horaires. Il est important dès la rentrée scolaire de mettre à jour les horaires des lieux d’accueil.
4. Encoder régulièrement les présences des enfants. Durant ou après l’activité un conseil : encodez les présences réelles des enfants accueillis. Sans oublier de joindre ensuite les fichiers “journées de présences”.
5. Respecter les échéances administratives. Que ce soit pour vos demandes de subsides, pour l’encodage de votre personnel encadrant, l’encodage des formations continues, etc. Il est important de garder en mémoire les différentes échéances. Il serait dommage de se voir sanctionner faute de respect du délai. Vous pouvez retrouver la liste des différentes échéances : La liste des différentes échéances 2022/2023 est disponible.
Pour vous aider dans l’encodage, téléchargez le Guide d’utilisation du portail PRO ONE
N’hésitez pas non plus à contacter votre gestionnaire de dossier (voir contact ONE sur le portail PRO ONE) pour toutes vos questions.