Quelques conseils pour un encodage optimal
Les cinq éléments auxquels nous vous demandons d’être vigilant en tant qu’opérateur d’accueil extrascolaire de type 1 (AES1) lors de l’encodage sur le PORTAIL PRO ONE.
1. Mettre à jour les données de contact. Pour certains opérateurs, aucune personne (ni coordonnées de contact) n’est renseignée dans les informations de contact. La personne de contact étant la personne vers laquelle l’ONE se dirige en cas de question, il est important d’y mentionner les coordonnées de la personne la plus à même de répondre aux questions relatives aux données encodées. Sans ce contact, des communications importantes ne vous parviennent pas. Nous vous encourageons à toujours vérifier l’exactitude des données de contact que vous nous communiquez et à les mettre à jour régulièrement.
2. Encoder le personnel d’encadrement et leurs formations. Chaque opérateur d’accueil extrascolaire doit encoder son personnel d’encadrement ainsi que la formation initiale et la formation continue de ce dernier. Assurez-vous de tenir ces informations à jour.
3. Mettre à jour les horaires. Il est important dès la rentrée scolaire de mettre à jour les horaires des lieux d’accueil. En effet, sans cela, il ne sera pas possible d’encoder les présences qui permettent d’obtenir la subvention prévisionnelle trimestrielle.
4. Encoder régulièrement les présences des enfants. Durant ou après l’activité un conseil : encodez les présences réelles des enfants accueillis. Un encodage régulier permet de faciliter l’envoi de la demande de subvention à l’issue du trimestre.
5. Respecter les échéances administratives. Il est important de garder en mémoire les différentes échéances que ce soit pour les demandes de subsides, pour l’encodage du personnel encadrant, l’encodage des formations continues, etc. Il serait dommage de se voir refuser un subside faute de respect du délai. La liste des différentes échéances 2022/2023 est disponible.
Pour vous aider dans l’encodage, téléchargez le Guide d’utilisation du portail PRO ONE.
N’hésitez pas non plus à contacter votre gestionnaire de dossier (voir contact ONE sur le portail PRO ONE) pour toutes vos questions.
