Quelques conseils pour un encodage optimal
Les cinq éléments auxquels nous vous demandons d’être vigilants en tant qu’École de Devoirs lors de l’encodage sur le PORTAIL PRO ONE.
1. Mettre à jour les données de contact. Pour certaines écoles de devoirs, aucune personne (ni coordonnées de contact) n’est renseignée dans les informations de contact. La personne de contact étant la personne vers laquelle l’ONE se dirige en cas de question, il est important d’y mentionner les coordonnées de la personne la plus à même de répondre aux questions relatives aux données encodées. Sans ce contact, des communications importantes ne vous parviennent pas. Nous vous encourageons à toujours vérifier l’exactitude des données de contact que vous nous communiquez et à les mettre à jour régulièrement.
2. Encoder le personnel d’encadrement. Chaque école de devoirs encode son personnel ainsi que les justificatifs (Brevets, diplômes…) pouvant mener à une reconnaissance de qualification. Nous vous invitons à tenir régulièrement à jour les données de votre équipe d’encadrement. Notez que vous avez la possibilité d’encoder votre personnel et/ou de demander des qualifications à n’importe quel moment de l’année via le module “Mon Equipe ».
3. Mettre à jour les horaires. Il est important, dès la rentrée scolaire, de mettre à jour les horaires des écoles de devoirs, sans quoi il ne vous sera pas possible d’encoder les présences et donc de prétendre à la subvention prévisionnelle annuelle.
4. Encodage régulier des présences. Pour la demande de subvention annuelle, vous encodez les présences d’enfants et d’encadrants lors de toutes les activités. Une bonne tenue du registre de présences et l’encodage régulier de celles-ci vous permettront d’éviter des erreurs ou des oublis.
5. Respecter la date d’échéance. En effet, il serait dommage de se voir refuser un subside faute de respect du délai. La liste des différentes échéances 2022/2023 est disponible.
Pour vous aider dans l’encodage, téléchargez le Guide d’utilisation du portail PRO ONE.
N’hésitez pas non plus à contacter votre gestionnaire de dossier (voir contact ONE sur le portail PRO ONE) pour toutes vos questions.
