Un outil commun, plusieurs espaces
L’ONE met à disposition SharePoint (et son extension OneDrive) pour faciliter le travail collaboratif, le stockage sécurisé et le partage simplifié de documents.
Deux logiques coexistent :
- SharePoint : espace collectif, partagé entre les membres d’un service, d’une direction ou d’un projet.
- OneDrive : espace individuel, pour conserver des fichiers personnels ou temporaires, avec la possibilité de les partager.
Pensez à SharePoint comme à votre “dossier d’équipe”, et à OneDrive comme à votre “brouillon personnel”.
Qui peut voir vos fichiers ?
La règle est simple : Par défaut, un document n’est visible que par les personnes ayant un accès explicite.
En d’autres mots, si vous avez accès à l’équipe Teams, vous avez aussi accès aux documents partagés dans le dossier SharePoint correspondant.
Dans OneDrive, seuls vous voyez vos fichiers, sauf si vous décidez de les partager.
Astuce : dans la colonne “Partagé avec” (ou via “Gérer les accès”), vous pouvez à tout moment vérifier qui a accès à votre document.
Et qui peut modifier ?
Lorsque vous partagez un fichier, vous avez deux possibilités :
- Lecture seule -> la personne peut consulter, mais pas modifier.
- Modification autorisée -> la personne peut co-éditer en temps réel.
Par défaut, les fichiers déposés dans un groupe SharePoint sont modifiables par tous les membres de l’équipe. Si le document est sensible (par exemple, des données RH ou financières), limitez les droits à un groupe restreint.
Vérifiez toujours les autorisations avant de partager un lien !
Les bons réflexes de sécurité
- Ne partagez jamais en “public” : privilégiez un partage interne (via “Personnes de l’ONE ayant le lien”).
- Évitez d’envoyer des fichiers en pièce jointe : partagez le lien vers le document.
- Utilisez les groupes d’accès existants (sites d’équipe, projets, directions).
- Supprimez les accès quand une collaboration prend fin.
Bon à savoir
Chaque fois qu’un document est partagé, modifié ou supprimé, l’action est enregistrée automatiquement dans le système. Cela permet de retracer qui a fait quoi et quand, afin d’assurer une utilisation transparente et sécurisée des fichiers.
En résumé :
Action | Bon réflexe | Pourquoi ? |
|---|---|---|
Partager un document | Utiliser un lien sécurisé OneDrive/SharePoint | Meilleure gestion des accès |
Inviter à collaborer | Définir les droits (lecture/modif) | Éviter les erreurs ou suppressions |
Stocker des infos sensibles | Utiliser un espace restreint SharePoint | Protection des données |
Vérifier les accès | “Gérer les accès” avant de partager | Transparence et sécurité |
En conclusion :
Collaborer, c’est bien. Collaborer en sécurité, c’est mieux ! En prenant quelques secondes pour vérifier les droits d’accès avant de partager, vous contribuez à protéger les données de l’ONE et à renforcer la confiance numérique au sein de l’organisation.