Lorsqu’un document est supprimé, il est automatiquement déplacé dans la corbeille du site SharePoint. Il y reste pendant 93 jours avant d’être supprimé définitivement. En réalité, il existe deux niveaux de corbeille :
- Une première corbeille, accessible aux utilisateurs ;
- Une seconde corbeille, accessible aux administrateurs.
Le fichier n’est jamais conservé plus longtemps que cette durée totale, même s’il passe d’une corbeille à l’autre.
Tant que le document se trouve dans la corbeille, tout membre autorisé peut le restaurer, généralement vers son emplacement d’origine. Cette possibilité est précieuse pour récupérer rapidement un fichier important ou corriger une suppression involontaire.
Attention toutefois : si la corbeille est vidée manuellement avant la fin des 93 jours, le fichier est alors définitivement supprimé et ne peut plus être récupéré.
Ce fonctionnement joue un rôle essentiel en matière de sécurité. Dans un environnement où plusieurs personnes travaillent sur les mêmes documents, les suppressions accidentelles sont fréquentes : un clic trop rapide, une confusion entre deux versions, ou un nettoyage effectué sans mesurer l’impact sur les autres utilisateurs. Le passage par la corbeille permet d’éviter qu’une erreur isolée n’entraîne la perte du travail de toute une équipe.
Au-delà de la sécurité, SharePoint garantit également une traçabilité des actions. Il est possible de savoir quand un document a été supprimé et par qui. Cette traçabilité n’a pas pour objectif de surveiller les personnes, mais bien de comprendre ce qui s’est passé lorsqu’un problème survient et de pouvoir y remédier rapidement. Elle contribue à la fiabilité des échanges et à la confiance dans les outils numériques.
La possibilité de récupérer un fichier supprimé constitue un véritable filet de sécurité pour les équipes. Elle permet de restaurer un document important, de préserver l’historique du travail réalisé et d’éviter des pertes de temps liées à la reconstruction d’informations parfois complexes. C’est particulièrement précieux pour les documents de référence, les dossiers partagés entre services ou les fichiers utilisés sur le long terme.
Avant de supprimer un fichier partagé, il est utile de se demander s’il est encore utilisé par d’autres personnes ou s’il pourrait être utile ultérieurement. Dans certains cas, archiver un document plutôt que le supprimer peut être une solution plus adaptée. Et en cas d’erreur, savoir que la corbeille existe permet d’agir rapidement et sereinement.
Le numérique, lorsqu’il est bien compris, devient un allié du quotidien, plutôt qu’une source de stress.