Emma est le fruit d’une collaboration entre milieux d’accueil (crèches, service d’accueillant·e·s d’enfants, accueillant·e·s indépendant·e·s), agent·e·s ONE et développeur·reuse·s.
Au travers de cette interview croisée entre Sonia (directrice de crèche) et Athina (développeuse), apprenez en plus sur les étapes de réflexion et de construction à l’origine de votre nouvel outil.
Sonia Rezgui, directrice de crèche
A quels besoins le logiciel Emma répond-il dans votre gestion quotidienne de votre crèche ?
Le logiciel est une aide administrative au quotidien. Il permet dans un même outil de consulter les informations sur les enfants et leurs parents, les horaires de présence des enfants en regard de celui des puéricultrices. Le calcul de la facturation est également simplifié.
Emma permet de travailler de n’importe où, comme si le bureau suivait son directeur où qu’il soit. Et l’on sait que la gestion de l’horaire d’une équipe en crèche, peut nécessiter d’y travailler de chez soi à toute heure pour assurer la continuité et la qualité de l’accueil. Avoir toutes ces informations en un clic est important.
Durant la phase de développement, comment le travail s’est-il construit avec l’équipe des analystes/développeurs ?
Le travail s’est articulé en trois temps. Dans un premier temps, il y a eu l’écoute des besoins d’une crèche et sa réalité quotidienne par les analystes qui sont venus sur notre terrain.
Par la suite, une phase de construction de l’outil s’est mise en place par les développeurs puis une présentation de ce premier outil. Et surtout, un accès en temps réel à tout le logiciel afin de tester les innovations sur le terrain sans attendre.
Le dernier temps fut rempli d’échanges, de rencontres, (mails, teams) pour améliorer en continu l’outil et l’affiner au plus proche de notre réalité et nos besoins.
Que diriez-vous aux crèches qui hésitent éventuellement à faire le pas ?
Le logiciel est un assistant précieux qui permet de centraliser les informations administratives pour la gestion quotidienne d’une crèche. C’est un gain de temps.
Athina SCHMITT, développeuse
Comment est venu l’idée de créer le logiciel Emma ?
Face aux demandes répétées des milieux d’accueil pour une aide dans leur gestion administrative, l’ONE a souhaité offrir un outil de gestion gratuit à tous les milieux d’accueil. Emma vise à réduire et simplifier les tâches administratives, permettant ainsi aux professionnels de passer moins de temps sur la paperasse et plus de temps avec les enfants, améliorant ainsi la qualité de l’accueil et du soin apporté aux tout-petits.
Comment avez-vous envisagé le processus de développement ?
Pour le développement, nous avons utilisé la méthodologie agile. Nous avons d’abord discuté avec les milieux d’accueil divers et variés pour comprendre leurs besoins. Ensuite, nous sommes retournés plusieurs fois vers eux pour tester et ajuster les prototypes. Cette collaboration continue nous a permis de créer un outil vraiment utile qui simplifie leur quotidien.
Quelles fonctionnalités sont effectives aujourd’hui et quelles nouveautés pour l’avenir ?
Aujourd’hui Emma inclut la prise de présences rapide avec un calendrier des enfants, affichant les présences prévues et effectives. Il propose aussi une gestion des horaires du personnel et une l’aide à l’encadrement. De plus, l’outil offre une visibilité sur les places libres avec des prévisions de disponibilités le tout en assurant la sécurité des données.
À l’avenir, Emma permettra, entre autres, la gestion complète de la facturation ainsi que la génération des attestations fiscales pour les parents.
Qu’avez-vous mis en place en termes d’aide aux utilisateurs.trices pour la première prise en main et les éventuelles problèmes rencontrés ?
Pour aider les utilisateur·trice·s à la première prise en main et en cas de problèmes, nous avons établi un lien direct avec le service helpdesk de l’ONE, qui peut intervenir sous autorisation du milieu d’accueil (voir article Quel support utilisateur pour Emma ?). De plus, un guide d’utilisation est disponible pour accompagner les milieux d’accueil au quotidien dans la rubrique “Besoin d’aide ?”.