Cela fait près de quatre mois qu’Emma, votre nouveau logiciel de gestion administrative, est mis à votre disposition. Faisons le point !
Quelques petits rappels d’utilisation
Emma est activable depuis la page « Emma » sur Pro.ONE. La première configuration doit obligatoirement être réalisée par une personne ayant un profil administrateur Pro.ONE.
Les différentes directions de vos milieux d’accueils auront également accès à Emma lorsque vous aurez activé leur compte.
- Pour commencer, vous pourrez cliquer sur l’onglet « Emma » dans votre barre latérale de navigation.
- Une fois arrivé sur la page dédiée à Emma, vous pourrez cliquer sur le bouton « créer mon espace ».
- Vous serez alors invité·e à lire et valider les documents relatifs aux conditions d’utilisation et au règlement lié aux données personnels (RGPD).
- Vous accèderez alors à la page de connexion Emma sur laquelle il vous sera possible de créer votre compte (et par la suite de créer celui/ceux de vos milieux d’accueil attribués aux différentes directions).
Une fois que ces étapes de configuration auront été effectuées, vous pourrez directement accéder à Emma via : https//emma.one.be. Cette page vous permettra désormais de vous connecter à Emma directement et indépendamment du portail Pro.ONE, c’est à dire sans plus devoir passer par Pro.ONE.
L’utilisation d’Emma passe obligatoirement par la nécessité d’une connexion forte via Itsme ou eID.
Toute demande d’aide passe via l’onglet « Besoin d’aide ? » dans votre barre latérale de navigation. Vous aurez donc deux possibilités qui s’offrent à vous :
- Soit par téléphone au 02/542.14.45 avec les agents du Helpdesk
- Soit par mail à emma@one.be
Encodages des enfants : comment et pourquoi le faire ?
Il ne faut certainement pas sous-estimer ce travail d’encodage préliminaire, éventuellement fastidieux toutefois nécessaire à l’utilisation optimale du logiciel Emma. Nous sommes bien conscients du travail que cela peut vous demander mais cette étape vous fera gagner du temps précieux par la suite. La vidéo ci-dessous vous explique comment procéder.
Configuration de l’utilisateur technique pour l’envoi des présences vers Subsides-ONE
Cette fonctionnalité vous sera nécessaire si vous souhaitez envoyer directement depuis Emma les données de présences des enfants dans le cadre de la demande de subsides ONE.
Ce que fait Emma aujourd’hui
- Encodage des dossiers des enfants
- Encodage des présences des enfants
- Horaire de familiarisation et tarification spécifique
- Envoi des présences des enfants vers Subside-ONE
- Gestion des groupes et regroupements possibles
- Calcul de la tarification
- Encodage de frais supplémentaires (occasionnels, journaliers)
- Facturation aux parents (envoi par mail)
- Envoi des factures par mail aux parents
- Gestion des horaires du personnel
- Prédiction de places disponibles
Ce que Emma fera demain
- Générer les attestations fiscales
- Création dossier santé/médical de l’enfant
- Intégration de la règle des 40 jours de congés annuels
- Inscription via pré-demande de My.ONE
- Multi-direction (une direction pour plusieurs crèches)
- Réalisation d’une page support au sein même du logiciel Emma (explication grandes fonctionnalités et FAQ suivant questions récurrentes sur mail emma@one.be), laquelle remplacera à terme le « guide d’utilisation »
Nous venons à votre rencontre dans les ASR !
Dans le cadre de notre engagement à vous accompagner dans l’utilisation d’Emma, nous vous proposons de vous inscrire aux prochaines rencontres qui vont être organisées dans les administrations subrégionales (ASR) de mi-novembre à mi-décembre 2024 :
Vous pouvez dès maintenant vous inscrire ici.
Ces sessions seront notamment l’occasion de vous présenter le logiciel en détail et de répondre à toutes vos questions. Nous vous encourageons à apporter vos ordinateurs portables si vous en disposez, car cela vous permettra de suivre plus facilement la démonstration. Pour ceux qui n’ont pas d’ordinateur, nous mettrons à disposition quelques appareils pour garantir que tout le monde puisse participer activement.
Rappel : Emma est un outil qui vous est destiné et vous est propre. L’ONE n’a donc pas accès au contenu que vous y insérer sauf lorsque vous le décidez par exemple pour permettre au helpdesk de vous aider. Les seules informations que nous recueillons sont d’ordre statistique (combien de pouvoir organisateur actifs par exemple) ou fonctionnel afin de permettre l’amélioration des fonctionnalités d’Emma.
Nous sommes conscients qu’Emma nécessite un effort d’encodage au démarrage. Mais une fois ce cap franchit, cela vous simplifie la vie au quotidien et ce à long terme. L’ONE souhaite en effet maintenir dans la durée les services offerts par Emma.
A ce jour, près de 130 pouvoirs organisateurs sont connectés au logiciel. Nous avons déjà pu récolter de nombreux commentaires et nous vous en remercions vivement ! En effet, quoi de mieux que des retours du terrain pour améliorer cet outil qui vous accompagne au quotidien ?